Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif OPD


            Tugas Pokok dan Fungsi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten yaitu membantu Gubernur dalam penyelenggaraan pemerintahan  dan pembangunan di bidang perpustakaan dan kearsipan daerah. Bidang kearsipan pada DPK memiliki peranan strategis dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi penetapan kebijakan kearsipan daerah, pembinaan kearsipan dan pengelolaan kearsipan.

Agenda penting dalam pembinaan kearsipan Perangkat Daerah provinsi Banten adalah pengelolaan arsip dinamis yang merupakan tulang punggung manajemen organisasi sekaligus penyokong program-program daerah yang dilaksanakan secara teknis oleh Perangkat Daerah tersebut.

Dalam siklusnya, setelah menjadi aktif, arsip dinamis akan jarang digunakan atau menjadi inaktif. Arsip inaktif ini wajib disimpan di Record Center masing-masing OPD. Kemudian, arsip inaktif ini akan mengalami penyusutan, yang dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA).

Berdasarkan, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 49, Penyusutan Arsip meliputi:

  1. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
  2. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna; dan
  3. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada badan (lembaga kearsipan derah)

Sementara itu, Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 4 Tahun 2014 Pasal 31 menyebutkan: Pemindahan arsip di lingkungan pemerintah daerah dilakukan sebagai berikut:

  1. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan; dan
  2. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari pencipta arsip ke badan (lembaga kearsipan daerah).

Arsip-arsip dinamis inaktif yang dipindahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak semuanya dalam keadaan tertata rapi beserta Daftar Arsipnya. Hal ini terjadi karena berbagai faktor, di antaranya adalah; belum tertatanya arsip secara sempurna oleh OPD yang bersangkutan karena beberapa alasan seperti pemecahan Dinas/Badan yang berpengaruh pada sulitnya identifikasi asal-usul arsip. Faktor ekternal juga menyebabkan belum tertatanya arsip dinamis OPD, seperti pemindahan yang dilakukan karena bencana, dan OPD belum menatanya kembali sebelum diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.  

             Berdasarkan identifikasi di atas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten perlu melaksanakan penataan kembali arsip inaktif yang telah diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan akan melakukan penataan arsip-arsip inaktif OPD yang berada di Depo Arsip.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi banten menjabarkannya dalam Kegiatan Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif OPD. Penataan arsip dinamis ini diselenggarakan pada Tahun Anggaran 2020 melalui Program Pengelolaan Sistem Kearsipan, kegiatan Seksi Pengeloaan Arsip Dinamis pada Bidang Pengelolaan Arsip.

Pelaksanaan Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif OPD dilaksanakan 11 kali dalam 11 bulan. Pada setiap bulan kegiatan ini menghadirkan Narasumber. Kegiatan ini dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten, Jl. Raya Jakarta-Serang, KM 04, Pakupatan, Serang-Banten.
 

          Maksud kegiatan Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif OPD adalah dalam rangka penataan arsip di Depo Arsip sesuai dengan azas dan sistem tata kearsipan yang mengacu kepada peraturan perundangan yang berlaku dab bertujuan kegiatan Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif OPD adalah mengkoordinasikan Pengelola-Pengelola Arsip dalam menghasilkan manajemen arsip dinamis inaktif yang efektif dan efisien di Perangkat-Perangkat Daerah Provinsi Banten, yaitu; tersimpan dan tertatanya arsip aktif maupun inaktif dengan media baru dengan baik dan benar serta mudah untuk ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

 

 

            

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan