PENATAAN ARSIP DINAMIS KONVENSIONAL DI RECORD CENTER OPD


PENATAAN ARSIP DINAMIS KONVENSIONAL

DI RECORD CENTER OPD

 

Tugas Pokok dan Fungsi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten yaitu membantu Gubernur dalam penyelenggaraan pemerintahan  dan pembangunan di bBdang Perpustakaan dan Kearsipan Daerah. Bidang kearsipan pada DPK memiliki peranan strategis dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi penetapan kebijakan kearsipan daerah, pembinaan kearsipan dan pengelolaan kearsipan. 

Agenda penting dalam pembinaan kearsipan Perangkat Daerah provinsi Banten adalah pengelolaan arsip dinamis yang merupakan tulang punggung manajemen organisasi sekaligus penyokong program-program daerah yang dilaksanakan secara teknis oleh Perangkat Daerah tersebut.

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Kearsipan menyebutkan bahwa OPD Pemerintah Daerah berkewajiban untuk melakukan pengelolaan kearsipan di lingkungannya, pengelolaan arsip tersebut dimulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

Berdasarkan juga UU Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, Perangkat Daerah pada dasarnya berkewajiban dalam mengelola arsip dinamis yang diciptakan di lingkungannya masing-masing. Pengelolaan arsip dinamis ini bermuara pada Unit Kearsipan. Dalam melaksanakan kewajiban ini, setiap Unit Kearsipan Perangkat Daerah perlu menciptakan tempat penyimpanan arsip, khususnya arsip dinamis inaktif, yang sebelumnya telah digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan sebagai arsip aktif. Tempat penyimpanan arsip ini disebut Record Center. 

Untuk melakukan tugas ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan perlu melakukan pendampingan, mendiskusikan dan menentukan langkah-langkah yang tepat untuk memfungsikan Record Center dengan baik, dan menyelenggarakannya bagi Perangkat Daerah yang belum sepenuhnya memilikinya.  

 

Berdasarkan latar belakang di atas, maka perlu dilakukan upaya-upaya untuk menghindari terjadinya salah urus (miss management) Record Center yang mana hal ini masih banyak terjadi OPD Provinsi Banten. Kondisi dapat menyebabkan hilangnya arsip dan kebocoran informasi kepada pihak-pihak yang tidak berhak, yang akhirnya dapat mengganggu kinerja pegawai pada umumnya dan menghambat jalannya operasional tugas dan fungsi organisasi. Maka dipandang perlu dilaksanakannya Penataan Arsip Dinamis Konvensional di Record Center OPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten selaku instansi pembina dalam penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Banten. 

Berdasarkan identifikasi di atas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten menjabarkannya dalam Kegiatan Penataan Arsip Dinamis Konvensional di Record Center OPD Tahun Anggaran 2019 melalui Program Pengelolaan Sistem Kearsipan, kegiatan Seksi Pengeloaan Arsip Dinamis pada Bidang Pengelolaan Arsip.

Maksud kegiatan Penataan Arsip Dinamis Konvensional di Record Center OPD adalah dalam rangka menginformasikan tentang pengelolaan Record Center dan membimbing secara teknis OPD dalam penataan arsip di Record Center sesuai dengan azas dan sistem tata kearsipan yang mengacu kepada peraturan perundangan yang berlaku serta seiring dengan pencapaian Target RPJMD Provinsi Banten 2018-2022 untuk urusan kearsipan. 

 

Sasaran dari Kegiatan Penataan Arsip Dinamis Konvensional di Record Center OPD di Dinas Perkim adalah sebagai berikut: 

  1. Teridentifikasinya permasalahan yang menghambat penyelenggaraan kearsipan di Dinas Perkim Provinsi Banten khususnya arsip dinamis. 

  2. Teridentifikasinya permasalahan Record Center di Dinas Perkim Provinsi Banten.

  3. Melaksanakan pembahasan dan mengupayakan solusi bersama dari permasalahan-permasalahan yang dihadapi para aparatur atau pegawai yang melaksanakan pengelolaan Arsip di Dinas Perkim Provinsi Banten. 

  4. Meningkatkan pemahaman teknis para Pengelola Arsip Dinas Perkim Provinsi Banten tentang penyelenggaraan kearsipan yang handal dengan mengacu kepada peraturan perundangan yang berlaku.

 

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan