PENTINGNYA DIGITALISASI ARSIP DALAM MANAJEMEN KEARSIPAN


"PENTINGNYA DIGITALISASI ARSIP DALAM MANAJEMEN KEARSIPAN"

 

 

Hendra Rusnanda, SE

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten

hendrarusnanda@gmail.com

 

Pengertian Arsip adalah rekaman catatan kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Sedangkan kearsipan ialah suatu kegiatan mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat sesuai system tertentu. Sehingga saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu informasi menjadi bagian yang sangat penting mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record).  Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktifitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu  pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi yang terus  bergerak dinamis, penanganan dan pengelolaan kearsipan masih harus ditumbuhkembangkan. Selama ini pengelola bidang tersebut di hampir sebagian  besar lembaga pemerintah nyaris tidak tertangani. Dalam kurun waktu lima tahun terakhir tenaga-tenaga pengelola bidang tersebut semakin langka, kurang menarik dan kadang masih dianggap remeh. Setiap kali mendengar kata kearsipan atau  pengamanan asset adalah suatu tugas yang tidak menarik, membosankan, kurang  prospektif bahkan dianggap kurang prestise sehingga kurang menumbuhkan kepeminatan bagi generasi muda. Generasi muda lebih menyukai bidang-bidang yang dilakukan secara komputerisasi yang lebih canggih dan tidak membosankan. Untuk itu menurutnya perlu penyegaran tenaga-tenaga muda yang terampil, handal, punya minat yang tinggi untuk mengelola bidang kearsipan, pengamanan obyek Vital, serta pencegahan kebakaran. Pada hakekatnya pengelolaan kearsipan sudah dirintis dengan sarana-sarana yang terkomputerisasi.

Arsip harus dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran bagi masyarakat, bangsa, dan negara. Oleh karena itu setiap lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan juga perseorangan perlu mempertanggungjawabkan penyelenggaraan, penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip yang tercipta dari segala kegiatan.

Pelaporan arsip harus diwujudkan dalam bentuk sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis, otentik, terpercaya, dan dapat digunakan (useable). Hal tersebut akan memudahkan siapapun untuk mengakses dan melacak informasi yang diperlukan, serta memastikan bahwa setiap aparatur sipil negara dapat secara akuntabel mempertanggungjawabkan apa yang telah dikerjakan.

Seiring dengan perkembangan zaman di hampir seluruh aspek kehidupan yaitu sosial, budaya, ekonomi, politik dan hukum maka semakin meningkat pula kebutuhan akan informasi. Kebutuhan terhadap informasi tidak bisa terlepas dari peran teknologi. Oleh karena itu teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan baik itu secara personal maupun nonpersonal seperti halnya dalam suatu organisasi. Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun perkantoran akan menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip yaitu suatu rekaman kegiatan atau peristiwa. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pengertian arsip tertuang dengan jelas yaitu: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.”.

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat saat ini telah membawa pengaruh pada semua bidang kehidupan, termasuk didalamnya bagi perkembangan kearsipan termasuk didalamnya teknologi kearsipan. Hal ini menuntut banyak perhatian bagi para pelaku baik yang terlibat langsung maupun yang tidak terlibat langsung dengan kegiatan – kegiatan kearsipan.

Salah satu dampak terbesar dari kemajuan teknologi yang dialami bidang kearsipan adalah munculnya salah satu jenis arsip yang disebut dengan “Arsip Elektronik”. Arsip Jenis ini melengkapi arsip – arsip yang telah dikenal sebelumnya yaitu arsip konvensional atau sering juga disebut dengan arsip kertas dan kelompok jenis arsip lain yang juga merupakan hasil perkembangan teknologi, khususnya teknologi elektronik yang dalam literatur disebut sebagai arsip bentuk khusus dimasa spesifikasi teknis dan karakteristiknya bermacam-macam. Dalam Literatur mancanegara kita mengenalnya sebagai “Special Format Archives/Record”. Beberapa ahli kearsipan dalam negeri mengelompokkannya kedalam arsip media baru.

Kemunculan arsip elektronik yang nota bene adalah Arsip Non Tekstual atau Arsip Non Kertas, menciptakan tantangan dan kesempatan baru bukan hanya dalam sisi penggunaannya dan pemanfaatannya, tapi juga dari sisi pelestarian, pemeliharaan dan penyusutan arsip harus dilaksanakan. Kemunculan arsip elektronik yang merupakan dampak dari kemajuan teknologi informasi dan komunikasi memungkinkan kita melakukan otomasi dan digitalisasi dalam bidang kearsipan, yang pada gilirannya menciptakan kemudahan dalam memanfaatkan arsip sebagai informasi yang berguna bagi masyarakat, bangsa dan negara.

Sudah bukan rahasia lagi dimana kebanyakan pengelola kearsipan dilingkungan instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak atau belum mengelola arsip konvensionalnya secara benar sehingga tujuan kearsipan yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat tidak tercapai sebagaimana mestinya. Kesulitan pengelola kearsipan makin bertambah dengan munculnya arsip media baru dan semakin bertambah karena kemunculan arsip elektronik.

Keterbatasan lain dalam pengelolaan kearsipan adalah tentu saja pada SDM pengelola kearsipan itu sendiri dimana kebanyakan SDM pengelola kearsipan adalah personil yang jauh dari sentuhan teknologi sehingga kemajuan teknologi malahan jadi faktor penghambat pengelolaan kearsipan dimana arsip media baru dan arsip elektronik tumbuh dengan sangat cepat sedangkan pengetahuan SDM kearsipan tentang teknogi khususnya teknologi informasi atau komputer bisa dikatakan jalan ditempat.

Elektronic Archive (e-Archive) atau digitalisasi arsip yang artinya suatu system atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/E-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.

Berdasarkan pengertian tersebut maka arsip merupakan suatu hal yang vital dan penting sehingga pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara efektif dan efisien. Dalam bidang kearsipan, manajemen kearsipan memiliki tugas utama untuk menyediakan atau melayani kebutuhan informasi bagi personel organisasi. Oleh karena itu jalannya manajemen kearsipan dalam suatu organisasi akan menentukan keberadaan dari organisasi. Manajemen kearsipan pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance) sampai dengan arsip tersebut disusutkan (disposal). Oleh karena itu perlu dilakukan pengelolaan arsip tersebut secara lebih efektif dan efisien.

 

DAFTAR PUSTAKA

  1. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  2. M. Rosyid Budiman “Sistem Komputasi Kearsipan Untuk Arsip Elektronik”.
  3. Sistem Kearsipan Nasional (2013), ANRI, Jakarta.

Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan