ARSIP DALAM ERA TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI


ARSIP DALAM ERA TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Oleh: Nina Lestari, SE

nina_lestari79@yahoo.co.id

 

         Setiap organisasi pasti menghasilkan arsip sebagai hasil sertaan dalam melakukan kegiatan sesuai tugas fungsinya. Arsip yang dihasilkan bisa dibuat atau diterima oleh organisasi tersebut dalam berbagai macam bentuk seperti cetak ataupun elektronik. Arsip dalam bentuk apapun harus dikelola dengan baik. Semakin meluasnya ketersediaan akses ke jaringan-jaringan komunikasi seperti internet telah menstimulasi begitu banyak penelitian dan pembahasaan yang positif mengenai potensialitas dari jaringan yang mungkin dapat meningkatkan akses ke sumber-sumber informasi. Kekuatan dari teknologi komunikasi modern telah membuka kemungkinan untuk mencapai tingkat koordinasi dalam mempresentasikan sumber-sumber informasi ke berbagai pengguna dalam waktu bersamaan yang mungkin belum dimungkinkan di masa lampau.

       Koordinasi yang meningkat seperti itu akan menjadikan proses pencarian sumber-sumber informasi dalam khasanah arsip semakin lebih mudah dan lebih efisien, dan alasan utama bagi penciptaan suatu jaringan informasi kearsipan adalah menyediakan kemudahan bagi para pengguna untuk mencari bahan-bahan yang mereka perlukan. Konsekwensi dari kesempatan tersebut juga memberi pengaruh signifikan, khususnya kepada penyelenggara layanan kearsipan. Informasi mengenai warisan masa lampau baik yang telah maupun yang belum terpublikasikan oleh penyelenggara kearsipan dalam format konvensional (naskah) tetap relevan selamanya bagi kebutuhan informasi masyarakat, namun terdapat resiko bahwa bahan-bahan tersebut akan semakin kurang terpublikasi secara luas karena masyarakat sudah cenderung menggunaan media internet sebagai pilihan tercepat untuk melakukan pencarian bahan-bahan informasi.

      Semakin lama penyelenggara layanan kearsipan tidak beradaptasi dengan perkembangan teknologi terbarukan ini, maka semakin tidak akan mampu merespon pemenuhan kebutuhan penggunanya, dan akan semakin besar resikonya sehingga banyak khasanah arsip yang tidak tereksplorasi oleh masyarakat, yang pada akhirnya memberi dampak buruk terhadap kualitas pelayanan penyelenggara kearsipan dalam mencerdaskan masyarakat untuk memperoleh informasi secara utuh tentang warisan budayanya sendiri.

    Perlu suatu upaya untuk memungkinkan para masyarakat pengguna arsip di manapun yang memiliki akses internet untuk mampu mengontak suatu sarana media berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang dapat melayani permintaan dan langsung menerima respon yang akan memberikan  semua bahan-bahan relevan yang terdapat di penyelenggara kearsipan. Untuk mencapai ini semua penyelenggara kearsipan perlu mengeksploitasi manfaat dari teknologi informasi dan komunikasi (TIK) semaksimal mungkin, dan mengembangkan cara-cara dalam memberikan layanan kepada masyarakat. Informasi mengenai koleksi khasanah arsip yang dimiliki oleh para penyelenggara kearsipan harus dapat dihimpun dan dimasukkan ke dalam suatu jaringan informasi khasanah arsip yang selanjutnya dapat diakses melalui sarana temu balik konvensional ataupun dengan memanfaatkan sarana teknologi informasi dan komunikasi (internet web base), sehingga hal ini akan memungkinkan lebih banyak pengguna secara luas.

     Penyelenggara kearsipan harus terus memacu program modernisasi yang komprehensif, sehingga mereka dapat berpartisipasi secara penuh dalam perubahan teknologi baru dan cara-cara dalam memberikan pelayanan. Salah satu caranya adalah digitalisasi arsip, yaitu suatu teknis proses mengalihmediakan arsip kertas menjadi arsip elektronik. Dengan demikian arsip dapat digunakan secara efisien dan efektif. Arsip yang disimpan pada media elektronik bertujuan agar semua arsip dapat terjaga keasliannya dan temu balik arsip dapat dilakukan secara cepat. Digitalisasi Arsip merupakan kegiatan pemindahan informasi dari bentuk tekstual ke elektronik, tanpa mengurangi isi informasinya, dengan catatan media baru yang digunakan menjamin bahwa hasilnya lebih efisien dan efektif. Untuk mengurangi resiko kehilangan informasi maka kegiatan alih media ke dalam bentuk elektronik menggunakan sistem komputer. Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan alih media yaitu, cepat dalam proses penemuan kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin, SDM yang digunakan lebih sedikit sehingga bisa menghemat biaya dan tempat simpan arsip. Alih media atau biasa juga di sebut dengan scanning digital merupakan suatu proses peralihan dokumen yang semula berbentuk hardcopy berupa kertas  menjadi  bentuk elektronik (Format TIFF, JPEG, PDF, dll) melalui suatu alat Pemindai. Hasil dari konversi ini akan di simpan dalam software  tertentu dengan atau tanpa menggunakan fasilitas Search engine.

    Kegiatan alih media arsip ke dalam format digital ini adalah solusi terbaik di era teknologi seperti sekarang ini. Tidak memerlukan biaya yang besar, namun amat efektif dan efisien dalam menjawab tantangan zaman. Arsip yang berupa lembaran dapat kita jaga masa keberadannya dengan menduplikasikan dalam bentuk file berformat pdf atau text lainnya. Keadaan secara tampilan dan informasi tetap sama meski kita tidak menyentuh arsip secara langsung. Lalu arsip yang berupa foto juga dapat lebih dijaga dengan menduplikasikannya dalam bentuk foto digital. Sudah banyak software yang mampu membuat duplikasi semirip mungkin. Jadi tak perlu diragukan kualitasnya dengan arsip otentik.

     Berikutnya, selain arsip yang berbasis kertas yang perlu mendapat perhatian para penyelnggara kearsipan adalah arsip media baru berupa film. Rol film tidak dapat bertahan sampai ratusan tahun. Lama kelamaan pita film akan rusak dan tak dapat diputar lagi. Proses digitalisasi back-up ke dalam format video adalah sebuah langkah yang brilian. Selama system komputerisasi tetap terjaga dan tentu saja didukung oleh system database yang baik, maka arsip video digital ini akan dapat terus dinikmati oleh beberapa generasi ke depan.

Ada beberapa  hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan pekerjaan alih media arsip kertas dan bentuk media baru (film), yaitu antara lain:

  1. mengetahui bentuk media yang akan dikerjakan, apakah kertas ke digital atau media baru ke digital.
  2. personil yang akan melakukan pekerjaan, berapa lama waktu pengerjaan, dan perangkat keras yang diperlukan.
  3. menggali kebutuhan user, jenis dan jumlah dokumen yang akan dialihmediakan, kualitas dan kepuasan user selaku pemilik dokumen.
  4. membuat perencanaan pekerjaan alih media dokumen yang baik.
  5. mengetahui kemampuan personil maupun perangkat keras pendukung.
  6. memiliki target pencapaian hasil dari jumlah dokumen yang dialihmediakan maupun dari waktu yang telah ditentukan bersama.

         Sebagaimana diuraikan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa optimalisasi pelayanan arsip dalam era teknologi informatika saat ini untuk penyediaan informasi baik untuk kepentingan pemerintahan maupun pelayanan informasi publik merupakan suatu keniscayaan sekaligus tantangan yang harus dihadapi oleh semua penyelengara kearsipan dalam rangka pemenuhan kebutuhan penggunanya sesuai perkembangan era teknologi informasi dan komunikasi saat ini yang semakin pesat. Jika tidak, arsip sebagai sumber informasi hanya akan menjadi kiasan belaka yang akan semakin terpuruk dan ditinggalkan serta tergilas roda zaman.

 

Daftar Pustaka

  1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
  2. Undang-Undang Nomor 11 tahu 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
  3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan