Implementasi SE Menteri PANRB Nomor 01 Tahun 2020


''Implementasi SE Menteri PANRB Nomor 01 Tahun 2020''

Oleh : Siti Hidayah, SE

 

 

      Tidak ada satu organisasipun yang tidak memiliki arsip. Sesederhana apapun sebuah organisasi pasti memiliki arsip, bahkan sejak organisasi tersebut terbentuk. Pada lingkungan pemerintah daerah, arsip yang pertama kali tercipta adalah arsip tentang pembentukan lembaga yaitu arsip yang berupa peraturan daerah mengenai pembentukan OPD (Organissi Perangkat Daerah) yang berupa badan, dinas, kantor, unit pelaksana teknis, dan unit-unit kerja yang lain.

      Sebagai rekaman kehidupan organisasi maka arsip merupakan alat bukti yang akurat dan akuntabel. Karena di dalam arsip terdapat dokumen organisasi dari mulai kebijakan perencanaan, pelaksanan dan monitoring serta evaluasi disimpan. Dokumen-dokumen ini akan berguna untuk pengambilan suatu keputusan di masa mendaytang. Maka dari itu sebuah arsip haruslah diselamatkan baik fisik dan informasinya, yaitu denga cara ditata dan disimpan secara baik dan benar sesuai kaidah yang berlaku.  Dengan demikian arsip merupakan asset organisasi yang tidak ternilai harganya karena bukan sekedar rekaman informasi kegiatan tetapi juga bukti otentik dari seluruh transaksi atau tindakan yang telah dilakukan. Dan dengan demikian arsip juga sebagai pijakan penentuan kebijakan kedepan untuk kehidupan yang lebih baik. Atas dasar itulah maka pemerintah memposisikan bidang kearsipan sejajar bahkan di atas bidang penting lainnya dalam pemerintahan dan menjadikannya sebagai urusan wajib bukan urusan pilihan (Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007).

      Mengingat pentingnya penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai alat bukti yang sah dan akuntabel, maka Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi mengeluarkan Surat Edaran No. 1 Tahun 2020 tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara Periode 2014-2019 di Lingkungan Lembaga Negara.

      Surat Edaran Menpan RB No. 1 Tahun 2020 tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara Periode 2014-2019 di Lingkungan Lembaga Negara bertujuan penyelenggaraan kearsipan dalam hal menjamin keselamatan dan keamanan  arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, serta menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa. Seringkali di pemerintah daerah menemui berbagai kendala yang membuat penyelamatan dan Pelestarian Arsip menjadi sulit diterapkan. Adapun kendala itu antara lain; (1) Belum terbangunnya pengorganisasian pengelolaan arsip dinamis di masing-masing Pemerintah Daerah; (2) Belum fokusnya SDM Kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis dan penempatannya tidak sejalan dengan system pengorganisasiannya sehingga penataan arsip dinamis tidak berjalan optimal; (3) Belum sinkronnya 3 (tiga) pilar pengelolaan arsip dinamis (Klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamiis; (4) Adanya dualism kebijakan kearsipan di daerah antara ANRI dan Kementerian Dalam Negeri (Permendagri 135 Tahun 2017 tentang Perubahan Permendagri Nomor 78 Tahun 2012. Dari beberapa kendala tersebut diatas akan mengakibatkan sulitnya melakukan penyelamatan arsip secara sistemik (dalam membangun system informasi/aplikasi penyusutan arsip) dan berdampak terhadap hak akses masyarakat (publik) terhadap informasi public (arsip).

      Kementerian PAN RB bekerjasama dengan ANRI menanggapi berbagai permasalahan yang sistemik itu membuat solusi untuk pemecahannya, yaitu: (1) Penetapan pengorganisasian pengelolaan arsip mulai dari unit-unit pengolah dan unit kearsipan (bisa berjenjang); (2) Penempatan SDM Kearsipan (Arsiparis/Pengelola Arsip) sesuai jenjang

      Pengorganisasian; (3) Penggunaan aplikasi SIMPAN berbasis 3 IN 1 (Three In One). Digunakan sejak penyelamatan arsip (pemusnahan arsipdan penyerahan arsip statis) hingga akses arsip. Secara paralel dengan sinkronisasi kebijakan, ANRI telah membuat panduan penyusunan Kode Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Penjelasan lebih lanjut Aplikasi SIMPAN berbasis 3 IN 1 adalah sebuah panduan yang menggabungkan antara tiga instrument pokok kearsipan, yaitu Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Panduan ini akan memudahkan Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota dalam menyusun instrumen kearsipannya secara tepat dan akurat.

      Dengan Aplikasi SIMPAN berbasis 3 IN 1 diperlukan karena; (1) Tersusunnya Skema Klasifikasi Arsip yang Benar; (2) Jenis Arsip yang Tercipta akan selaras pada Kasifikasi, Jadwal retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD); (3) Ketertiban pelaksanaan penyusutan dan penentuan akses arsip. Otomatis dengan Aplikasi SIMPAN berbasis 3 IN 1diharapkan dapat membantu tata elola pemerintahan yang baik dengan tersusunnya kebijakan kearsipan yang tepat dan akurat akan meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan daerah. Selain itu penyelenggaraan kearsipan pemerintahan daerah juga dapat berjalan efektif dan efisien. Dari sisi hukum dapat mewujudkan kepastian hukum dalam Penyusutan Arsip dan Akses Arsip. Dan dalam hal Pengawasan Kearsipan Pemerinah Daerah akan semakin meningkat kualitasnya.

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan