PENGELOLAAN ARSIP PANDEMI COVID -19


"PENGELOLAAN ARSIP PANDEMI COVID -19"

Oleh : Siti Hidayah, SE

 

       Pandemi Covid 19 juga dikenal pandemi corona virus adalah pandemi penyakit corona virus 2019 (Covid 19) yang sedang berlangsung yang disebabkan syndrom pernapasan akut parah corona virus 2 (SARS-Cov-2), pertama kali diidentifikasi pada Desember 2019 di Wuhan, Cina. Dalam tempo yang tergolong singkat, virus ini telah menyebar ke berbagai daerah lainnya di Cina, kemudian ke negara-negara lain. Setelah hampir 2 bulan mewabah, Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) pada tanggal 30 Januari 2020 telah menyatakan darurat global terhadap virus corona. Pada saat itu Covid 19 telah menyebar luas di seluruh dunia. Adapun di dalam negeri kasus pertama Covid 19 terkonfirmasi pada 2 Maret 2020, hanya dalam waktu yang cukup singkat penyebarannya sudah meluas di 34 Provinsi di Indonesia. Dampak yang ditimbulkannya pun cukup membuat signifikan merubah kehidupan umat manusia, dari bidang ekonomi, sosial, budaya, politik, pertahanan dan keamanan.

       Sebagai upaya pencegahan penyebaran Covid 19, pemerintah menerapkan kebijakan pembatasan sosial. Salah satunya Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) dalam PP No. 21 Tahun 2020, dengan turunanya Peraturan Menteri Kesehatan No. 9 Tahun 2020 tentang Pedoman PSBB. Tidak dapat dipungkiri situasi ini berpengaruh besar pada kehidup rakyat, terutama bidang perekonomian. Oleh karena itu pemerintah berusaha mencari alternatif dengan dikenal masa adaptasi kebiasaan baru atau New Normal. Artinya bagaimana masyarakat bisa hidup dengan nyaman berdampingan dengan Covid 19.

       Biaya yang ditimbulkan dalam hal penanganan Pandemi Covid 19 di Indonesia telah menyerap anggaran dari APBN dan APBD, bahkan pinjaman luar negeri. Hal ini sebagai upaya agar negara dapat menjamin keselamatan masyarakat yang terkena maupun yang tidak, tenaga medis dan berbagai stakeholder yang terkait dengan Satgas covid 19. Biaya-biaya tersebut pada akhirnya juga memerlukan pertanggungjawaban yang mana sebuah arsip yang akan terlibat langsung sebagai bahan bukti pelaksanaan kegiatan dan akuntabilitas kinerja Birokrasi. Arsip yang tercipta dari Penanganan Covid 19 ini sangat beragam,  dari Perencanaan, Pelaksanaan, Monitoring dan Evaluasi dan Pelaporan. Arsip-arsip yang berkaitan dengan Covid 19 itu diinventarisir menjadi satu berkas baik arsip yang berupa konvensional maupun digitalnya. Akan tetapi yang menjadi kendala adalah bahwa tidak semua lembaga atau instansi mengerti bagaimana memperlakukan arsip secara baik dan benar. Untuk mencegah hilangnya atau tercecernya informasi arsip yang berkaitan dengan Penanganan Covid 19 ini perlu adanya satu pemahaman sebagi Pedoman Pengelolaan Arsip Covid 19. Mengapa perlu dilakukan pengelolaan arsip Covid 19 sejak dini? Mari kita bahas satu demi satu.

       Arsip Pandemi Covid 19 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh LN, pemda, perguruan tinggi, perusahaan, orpol, omas, dan perseorangan dalam penanganan pandemi Covid-19. Adapun arsip Covid 19 dibagi menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis Pandemi Covid-19 : adalah AP Covid-19 yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Merupakan tanggung jawab dari Lembaga Pencipta arsip untuk mengelola dan menyelamatkannya. Sedangkan Arsip Statis Pandemi Covid-19: adalah Arsip Penanganan Covid-19 yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip tetapi memiliki nilai guna kesejarahan (historical value) dan disimpan selamanya di lembaga kearsipan. Dan menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan, baik tingkat Pusat, Daerah/Provinsi dan Kabupaten/Kota.

       Pengelolaan arsip dinamis Covid 19 telah menjadi tanggung jawab Lembaga Pencipta Arsip dari sejak penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan serta penyusutannya. Pengelolaan tersebut selain untuk menyimpan fisik dan informasinya, juga sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah setiap lembaga penciptanya. Oleh karena setiap lembaga yang terkait dengan Gugus Tugas Covid 19  harus mampu secara jeli dan cermat menginventaris arsip-arsip yang harus diselamatkan. Sedangkan kategori arsip statis Pandemi Covid-19 setelah dilakukan penilaian diakuisisi, diolah dan diberikan preservasi arsip. Arsip-arsip statis penanganan Covid 19 merupakan memori kolektif bangsa dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

       Pengelolaan arsip dinamis Pandemi Covid 19 tidak ubahnya sama dengan pengelolaan arsip dinamis pada umumnya, dari Fase Pertama yaitu Penciptaan arsip dengan melakukan langkah-langkah Identifikasi, Pangkategorian dengan menggunakan Kode Klasifikasi dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini, pencipta arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan (perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk silang, lembar pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara elektronik dengan menggunakan computer.

       Fase kedua adalah Penggunaan dan Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip, pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat: (1) menghambat proses penegakan hukum; (2) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; (3) membahayakan pertahanan dan keamanan negara; (4) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; (5) merugikan ketahanan ekonomi nasional; (6) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; (7) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; (8) mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan (9) mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

       Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip. Adapun fase arsip dinamis yang ketiga adalah Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan : (1) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; (2) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan (3) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.

       Pada proses penyerahan arsip ke lembaga kearsipan maka upaya yang dilakukan adalah penanganan terhadap arsip statis yaitu; (1) verifikasi, (2) akuisisi, (3) pengolahan, (4) preservasi secara preventif (Penyimpanan, pemeliharaan, alih media, record disaster) dan kuratif (perawatan dan restorasi). Pada penanganan arsip statif poin utamanya adalah menjaga fisik dan informasi arsip agar dapat diakses oleh public. Pedoman Akses Arsip adalah pada keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip serta sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip, sehingga arsip akan terlindungi dari ancaman tangan tangan jahil yang ingin menyalahgunakan informasi arsip.

Terkait dengan akses informasi arsip, pengguna arsip baik internal dan eksternal mempunyai hak untuk mengetahui berbagai macam peristiwa yang terekan di masa lalu, yang nantinya berguna untuk penelitian dan keputusan pengambilan kebijakan di masa mendatang. Termasuk arsip Pandemi covid 19 ini adalah nantinya menjadi memori kolektif bangsa di masa mendatang yang mewarnai kehidupan di seluruh dunia pada umumnya dan di Indonesia pada khususnya.

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan