MANFAAT PENYUSUTAN ARSIP TERHADAP EFEKTIVITAS KINERJA INSTANSIONAL


MANFAAT PENYUSUTAN ARSIP

TERHADAP EFEKTIVITAS KINERJA INSTANSIONAL

 

Oleh : Nina Lestari, SE

nina_lestari79@yahoo.co.i

 

 

        Sebenarnya penulis meyakini bahwa sebagian besar pejabat dan pegawai di lingkungan instansi pemerintah menyadari bahwa kegiatan penyusutan arsip adalah sangat penting, khususnya agar tidak terjadi penumpukan arsip di ruang-ruang kerja mereka. Karena mereka juga cukup khawatir apabila terjadi hal-hal yang kurang diinginkan terhadap arsip-arsipnya, seperti hilang, rusak, dicuri dan masalah yang dimungkinkan terjadi lainnya, belum lagi kesulitan dalam pencarian kembali arsip ketika dibutuhkan. Namun demikian disayangkan kebanyakan instansi pemerintah belum menetapkan program atau kegiatan penyusutan arsip dalam kegiatan pengelolaan arsipnya.

Belum terlaksananya penyusutan lebih banyak disebabkan ketidaktahuan dan kebingungan para pejabat dan pegawai yang mengelola arsip untuk menyusutkan arsip-arsipnya, selain itu juga disebabkan oleh tidak terlaksananya pemberkasan arsip sejak awal ketika masih aktif sesuai peraturan yang semestinya. sehingga bercampurnya arsip aktif dan inaktif dan bahkan dengan non arsip selama bertahun-tahun, dan bertumpuk-tumpuk tanpa aturan dan tanpa daftar arsip sehingga cukup sulit dikenali kecuali dari tahun dan asal unit kerjanya saja.

Penyusutan Arsip secara definisi adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis Lembaga Kearsipan setempat sesuai dengan wilayah kewenangannya.

Yang perlu dilakukan dalam tahapan penyusutan arsip meliputi:

1.    Pembuatan Daftar Arsip

Pembuatan daftar arsip berdasarkan kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang kemudian dituangkan kedalam bentuk daftar.

 

2.    Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah (central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau records center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut:

a.  Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Arsip dan arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar inaktif atau belum. Dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula. Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.

b.  Pemindahan Arsip

Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar pembuatan berita acara pemindahan arsip. Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun dalam proses penyerahan.

c.   Penataan Arsip

Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan masuk berupa Daftar Berkas Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.

d.  Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip.

 

3.    Penyerahan arsip

Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan lembaga kearsipan setempat sesuai dengan wilayah kewenangannya, umumnya di lingkungan pemerintah daerah adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah yang memiliki Depo Arsip.

 

4.    Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun.

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

a.  Pemeriksaan

Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau masa simpan arsip yang berlaku di lingkungan instansi tersebut.

b.  Pendaftaran

Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan, daftar ini disebut dengan Daftar Usul Musnah.

c.  Pembentukan Panitia Pemusnahan

Dalam rangka pemusnahan arsip perlu dibentuk panitia pemusnahan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan instansi. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit kearsipan dan unit pengelola arsip terkait.

d.  Penilaian

Dalam proses penyeleksian arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan kegiatan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan arsip, umumnya hasil penilaian arsip akan menghasilkan 5 kelompok arsip sebagai berikut :

  1. Kelompok berkas non arsip, seperti map, amplop, duplikasi dan lain-lain
  2. Kelompok arsip yang masih dalam kondisi aktif berdasakan JRA
  3. Kelompok arsip inaktif
  4. Kelompok arsip yang telah melewati masa retensi inaktif
  5. Kelompok arsip statis

Untuk kelompok berkas non arsip dapat dilakukan pemusnahan tanpa prosedur dengan cara dicacah atau dibakar sehingga tidak terbaca lagi informasi di dalamnya.

Untuk kelompok arsip yang masih aktif, dikembalikan kepada asal unit pengolahnya.

Untuk kelompok arsip inaktif, disimpan dan ditata di pusat arsip inaktif atau record center instansi.

Untuk kelompok arsip inaktif yang telah melewati masa retensinya, inilah yang akan didaftar dan diusulkan pemusnahannya.

Untuk kelompok arsip statis, diserahkan kepada Lembaga Kearsipan setempat.

e.  Persetujuan dan Pengesahan

Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dengan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari unsur bagian hukum dan pengawasan instansi di wilayah tersebut.

f.  Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar  Arsip Musnah dan Berita Acara, bahwa pelaksanaan pemusnahan telah dilakukan secara sah. Selain itu, juga dokumen tersebut akan berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan dan diperlakukan sebagai arsip vital instansi tersebut.

 

Apabila kegiatan penyusutan arsip ini dapat terlaksana secara regular oleh setiap insatansi, maka akan sangat berdampak sekali terhadap efektivitas kinerja pegawai dalam melaksakan tugas fungsi instansi karena kemudahan dan kecepatan mencari arsip-arsip yang dibutuhkan, terciptanya efisiensi ruangan-ruangan unit kerja karena tidak adanya penumpukan arsip-arsip di tempat bekerja sehari-hari, tidak terjadinya kekhawatiran pejabat dan pegawai yang disebabkan karena kerusakan dan kehilangan arsip sebagai hasil bukti penyelenggaran kinerja. Dan pada akhirnya setiap instansi akan dapat meningkatan produktivitas kerja secara maksimal dan memberikan pelayanan internal dan pelayanan publik dengan lebih baik lagi.

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Perundangan

  1. Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  2. Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009
  3. Peraturan daerah Provinsi Banten No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
  4. Peraturan Daerah Provinsi Banten No. 8 tahun 2016 tentang Pembentkan Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Banten
  5. Peraturan Gubernur Banten No. 75 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten

 

Buku dan Makalah

  1. Arsip Nasional Republik Indonesia (2003), Sistem Kearsipan Nasional. ANRI, Jakarta.
  2. Moeftie Wiriadihardja, Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta, 1987.
  3. Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1995.

                       


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan