“PENGELOLAAN ARSIP PAJAK PADA BADAN PELAYANAN PAJAK DAERAH”


“PENGELOLAAN ARSIP PAJAK PADA BADAN PELAYANAN PAJAK DAERAH”

 

          Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

          Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi salah satunya adalah data kearsipan. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta. Salah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis, sederhana, dan efisien. Pengelolaaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu – waktu apabila arsip diperlukan dapat diketahui persis keberadannya dan dapat dengan mudah serta cepat ditemukan. Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu instansi. Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak diperlukan. Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak berharga. Tapi sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau instansi, baik instansi pemerintah atau intansi swasta. Arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dapat berupa film, kaset, slide, video, disket, dan foto copy yang disimpan serta dipelihara selama diperlukan jangka waktu tertentu.

Salah satu masalah yang menarik dikaji berkaitan dengan penyelenggaraan pengelolaan kearsipan yang efektif adalah mengenai pengaruh digitalisasi dokumen pajak. Seiring dengan kemajuan jaman dan tekhnologi, organisasi dituntut untu dapat menyediakan informasi yang cepat dan tepat guna memenuhi kebutuhan untuk pengambilan keputusan.

            Begitu pula dengan Badan Pelayanan Pajak Daerah Kabupaten Pandeglang sebagai salah satu instistusi pemerintah Daerah penghimpun pajak negara yang menyelenggarakan fungsi administrasi perpajakan dengan menerapkan Undang Undang / Regulasi Perpajakan secara adil, dalam rangka membiayai penyelenggaraan negara demi kemakmuran rakyat. Hal ini kemudian membuat posisi Badan Pelayanan Pajak Daerah Kabupaten Pandeglang tidak lepas dari pengelolaan arsip dengan intensitas yang tinggi, sehingga sehinggan dituntut untuk dapat mengorganisir arsip arsip yang berkenaan dengan pajak.

           Kebutuhan akan digitaliasi dirasa sangat diperlukan untuk menunjang aktifitas kantor termasuk yang berkenaan dengan pengelolaan arsip, hal tersebut juga diakui oleh Kepala Badan Pelayanan Pajak Daerah Kabupaten Pandeglang bahwa tekhnologi dalam kantor sangat berperan penting dalam jalannya organisasi. Walaupun tekhnologi sudah berkembang termasuk tekhnologi administrasi perkantoran, namun penerapan digitalisasi dikantor Badan Pelayanan Pajak Daerah Kabupaten Pandeglang belum maksimal.

            Kearsipan merupakan kegiatan yang tidak pernah lepas dari kehidupan dan keberlangsungan sebuah organisasi. Karena kegiatan kearsipan merupakan bagian yang berperan penting dalam kemajuan sebuah organisasi. Namun seringkali masalah timbul justru dari arsip itu sendiri. Banyaknya faktor yang dapat merusak bahkan menghilangkan arsip yang nilainya sangat penting bagi sebuah organisasi yang dapat sangat merugikan apabila kehilangan. Pertumbuhan arsip yang sangat pesat dirasa semakin membutuhkan perhatian yang serius, bukan saja dari biaya yang harus dikeluarkan untuk ruang penyimpanan dan perawatannya namun juga tenaga untuk menjaga serta menemukannya kembali.

            Dengan begitu banyak dan pesatnya pertumbuhan arsip dikantor ini menimbulkan berbagai kendala yang diakui dan dirasakan oleh pengelola arsip itu sendiri, beberapa kendala yang timbul antara lain sebagai berikut :

  • 1. Pertumbuhan arsip yang begitu banyak membuat tempat yang disebut rumah arsip atau record center sudah tidak memadai.
  • 2. Arsip arsip harus dikelompokkan berdasarkan ketentuan instansi dalam artian tidak boleh hanya ditumpuk yang kemudian memerlukan ruang yang lebuh luas karena retensi atau pemusnahan arsip hanya dilakukan selama kurun waktu 10 s.d 13 tahun sekali. Karena dalam jangka waktu itu arsip sudah dianggap kadaluarsa.
  • 3. Pengelolaan arsip membutuhkan penanganan yang lebih, namun petugas atau pengelola arsipnya terbatas.
  • 4. Jika arsip dipinjam atau dibutuhkan kadangkala mendapat kesulitan dalam penemuannya, namun sejauh ini masih dapat diatasi. Tetapi dengan pertumbuhan yang begitu pesat bukan tidak mungkin suatu saat menyebabkan frustasi.

 

Pengelolaan kearsipan mulai dari penciptaan hingga pemusnahan haruslah diperhatikan dan dikerjakan dengan benar agar tidak menimbulkan kerugian nantinya. Pengelolaan Kearsipan di Kantor Badan Pelayanan Pajak Daerah Kabupaten Pandeglang ini meliputi :

  • 1. Pencatatan, arsip arsip pajak yang masuk diberi tanda / kode klasifikasi kemudian dikelompokkan dengan cermat agar arsip disimpan dan dikelola ditempat yang tepat.
  • 2. Pengendalian dan pendistribusian, arsip arsip yang berbentuk arsip badan akan segera di distribusikan ke Depo Arsip Dinas Kearsipan untuk selanjutnya dikelola disana mengingat tenaga dan alat kearsipan yang masih terbatas.
  • 3. Penyimpanan, arsip arsip pajak yang diterima kemudian dipisah pisah menurut subyeknya. Arsip pajak pribadi selanjutnya akan disimpan di record center / rumah arsip sedangkan arsip pajak badan akan di serahkan ke Depo Arsip.
  • 4. Pemeliharaan, arsip yang robek akan diberi solatip. Ruang penyimpanan arsip fisik di beri AC atau pendingin ruangan agar terhindar dari debu dan udara yang terlalu kering yang dapat menyebabkan kerusakan arsip.
  • 5. Pengawasan, setiap arsip yang dipinjam akan dicatat, ruangan penyimpanan dan ruang pelayanan diberi kamera pengawas untuk memantau dan menghindari kegiatan pencurian maupun tindakan yang dapat menyebabkan kehilangan arsip.
  • 6. Pemindahan, arsip arsip yang telah dikelompokkan akan segera dipindahkan menurut tempat seharusnya arsip itu disimpan.
  • 7. Pemusnahan, arsip arsip sudah masuk kategori kadaluarsa yaitu arsip yang melampaui usia diatas 10 s.d 13 tahun atas pertimbangan dan persetujuan instansi terkait menurut Undang Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan akan dimusnahkan dengan penghancur kertas.

Setumpuk Pekerjaan yang tidak dibarengi dengan fasilitas yang memadai seperti alat dan tekhnologi akan membuat penyelesaian pekerjaan terhambat, begitu pula jika pekerjaan itu menyangkut kearsipan yang dapat menimbulkan berbagai masalah.

“Walaupun telah dikembangkan sistem dan prosedur pengelolaan dokumen fisik maupun elektronis secara manual, terkadang data tersebut tetap saja berada pada tempat yang tidak seharusnya dan mengakibatkan pegawai maupun pimpinan frustasi saat tidak dapat menemukan suatu data saat data tersebut dibutuhkan.”

“ Unit kearsipan merupakan unit yang serba kekurangan, yaitu kekurangan fasilitas, kurang pegawai yang terampil dan tanggap, kurang diperhatikan, kurang menarik, kurang terdidik, kurang ruangan dan sebaginya.” Sehingga arsip arsip penting seringkali terbengkalai dan tidak terurus dengan baik dan menimbulkan kerugian bagi organisasi itu sendiri nantinya.

Usaha usaha dalam penyempurnaan di bidang kearsipan tidak mungkin lepas pengunaan tekhnologi. Seiring dengan perkembangan tekhnologi dan informasi, semua aspek dalam kehidupan dituntuk untuk dapat mengimbanginya agar tidak tertinggal, begitu pula dengan tekhnologi dalam bidang kearsipan yang notabene sangat diperlukan karena arsip yang merupakan sumber informasi bagi setiap organisasi.

Di era globalisasi ini sudah waktunya arsip arsip manual diubah menjadi arsip digital, karena sewaktu waktu jika terjadi bencana yang membuat kerusakan arsip manual, masih terdapat cadangan yaitu arsip digital. “Penyimpanan arsip perlu dikelola dengan baik oleh setiap kantor sebagai unit penunjang dalam perusahaan jasa pelayanan untuk menangani berbagai informasi.”

Semakin hari semakin dirasa akan kebutuhan dan manfaat dari arsip dalam kegiatan di organisasi sehari hari, dan sampai pada kesadaran akan kebutuhan dar pemanfaatan tekhnologi untuk mempercepat proses penemuan dan penyimpanan arsip arsip tersebut.

   

Kesimpulan

Dari uraian di atas, maka dapat diketahui arti pengtingnya kearsipan yaitu mempunyai jangkauan yang amat luas. Di mana kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga, baik itu lembaga negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan yang baik dan teratur. Arsip dapat dikatakan suatu sistem 3 dimana satu sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan yang utuh, karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas organisasi yang bersangkutan.

 

Oleh : Nursaadah.


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan