PEMANFAATAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI DALAM UPAYA MENINGKATKAN LAYANAN KEARSIPAN KEPADA PUBLIK


PEMANFAATAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASIPADA LEMBAGA KEARSIPAN DAERAHDALAM UPAYA MENINGKATKAN LAYANAN

KEARSIPAN KEPADA PUBLIK



DISAMPAIKAN OLEH:

EVA ELYATI


 

  1. Latar Belakang 

 

     Artikel dengan judul “Pemanfaatan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi pada Lembaga Kearsipan Daerah dalam Upaya Meningkatkan Layanan Kearsipan kepada Publik”, didasarkan atas pentingnya pengolahan arsip bagi suatu Lembaga Kearsipan Daerah sebagai lembaga pemerintah yang memiliki fungsi menyimpan, memelihara, menyelamatkan, dan mengaktualisasikan kembali arsip kepada publik atau masyarakat. 

Ada dua alasan mengapa topik ini menjadi pilihan penulis. Pertama, adalah alasan praktis karena penulis adalah sebagai pegawai dan berada dilingkungan Bidang Pengelolaan Arsip yang bekerja pada Lembaga Kearsipan Daerah. Kedua, adalah pertimbangan strategis karena pengolahan dan pemanfaatan arsip sangat signifikan terhadap keberhasilkan suatu Lembaga Kearsipan daerah dalam meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada publik.

Kedua alasan tersebut merupakan amanat konstitusi yang harus dilaksanakan oleh setiap Lembaga Kearsipan Daerah. Salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan ialah untuk menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autetik dan terpercaya dan menegaskan bahwa Lembaga Kearsipan harus melaksanakan pelayanan berdasarkan NSPK dan menyediakan akses informasi sesuai dengan peraturan perundangan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tidak berhenti pada bagaimana arsip statis dilestarikan di Lembaga Kearsipan, tetapi juga bagaimana Lembaga Kearsipan dapat mendayagunakan khasanah arsip yang dimilikinya sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat. Apalah artinya apabila arsip-arsip tersusun dan tertata rapi serta terawat dengan baik, akan tetapi tidak dilayankan secara maksimal sehingga arti penting dari arsip-arsip itu sendiri yang mengandung banyak informasi tetapi tidak terinformasikan secara luas karena masyarakat atau stake holders lainnya tidak mengetahui keberadaan informasi tersebut. Oleh karena itu perlu sebuah strategi yang aktif, kreatif dan progresif untuk dapat memanfaatkan dan melayankan informasi arsip yang telah menjadi koleksi khasanah pada sebuah lembaga kearsipan.

 

PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGELOLAAN, PEMANFAATAN DAN PELAYANAN ARIP STATIS OLEH LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH

Dalam artikel ini kami jelaskan beberapa ruang lingkup pelaksanaan pengolahan  pemanfaatandan pelayanan kearsipan sebagai berikut:

  1. Konsep Teknis Pemanfaatan Arsip 

 

Persoalannya adalah bagaimana arsip statis dapat diatur dan diolah dengan benar, sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan perubahan karakter public demand terhadap informasi arsip statis sebagai memori kolektif dan bahan pertanggungjawaban. Pengaturan arsip statis yang benar pada prinsipnya adalah bagaimana mengolah arsip sebagai informasi kultural yang siap pakai untuk setiap penggunaan bagi kepentingan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan atau kepentingan pelestarian budaya bangsa. Artinya pengaturan arsip statis harus mengacu pada upaya mendukung peningkatan efektivitas pelestarian dan pemanfaatan memori organisasi pencipta arsip dan memori kolektif pada skala yang lebih luas.

Berkaitan dengan hal tersebut, Lembaga Kearsipan Daerah sebagai institusi yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis di wilayahnya menyadari bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis dan pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan lingkungan internal atas berbagai aspek pendukung, seperti ilmu kearsipan, standar, ruang pengolahan, peralatan, SDM, dan koordinasi kerja.

Menurut penulis untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis seperti yang dimaksud, maka perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan teknis. Dengan strategi ini, arsip statis hasil akuisisi dari masyarakat atau transfer dari lembaga pencipta arsip akan diatur dengan kontrol ilmu kearsipan, standar deskripsi, dan koordinasi kerja yang ketat. Kemudian ditopang dengan aspek pendukung berupa peralatan yang standar, SDM yang profesional, dan ruang kerja yang representatif. Dengan sistem kerja ini arsip statis sebagai input akan menghasilkan output berupa informasi yang otentik dan reliabel, sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat atau publik. 

 

Model Pengaturan Teknis pada Lembaga Kearsipan Daerah

  1. Pembuatan Pedoman Teknis

Pembuatan pedoman teknis bisa berupa peraturan kepala LKD, modul atau manual. Pedoman teknis ini dimaksudkan dalam rangka memberikan panduan keilmuan dan tata cara mengelola arsip bagi para pihak terkait dan SDM kearsipan di Lembaga Kearsipan Daerah khususnya para arsiparis dan pengelola arsip. Karena dalam pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus dijadikan pijakan bersama bagaimana arsip dikelola dan diolah menjadi informasi yang dibutuhkan. Pedoman ini berperan sebagai instrumen kontrol pelaksanaan pekerjaan.

  1. Standar Deskripsi 

Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melalui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.

Penataan arsip akan mudah dilakukan apabila seseorang memiliki informasi banyak tentang arsip yang akan ditanganinya, baik mengenai identitas pencipta arsip, sistem penataannya, riwayat arsip, kondisi atau keadaan arsip, ataupun hal-hal lainnya. Karena itu sangat penting menetapkan standar deskripsi arsip statis yang berfungsi sebagai unsur kontrol terhadap pengaturan arsip, sehingga dapat melakukan pendeskripsian arsip statis dengan standar baku yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi arsip dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi mengenai asal–usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan. Dengan adanya standar deskripsi arsip statis ini, maka akses publik terhadap khasanah arsip statis jauh lebih mudah.

  1. Pengaturan Teknis Koordinasi 

Koordinasi teknis ini dimaksudkan sebagai upaya kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis agar kegiatan pengaturan dan pengaktualisasian data dapat berjalan efektif. Pengaturan arsip pada ruang pengolahan tidak akan berjalan efektif apabila tidak ada hubungan kerja yang harmonis antara Unit Kerja Pengolahan dengan Unit Kerja Penyimpanan Arsip. Begitu halnya antara Unit Kerja Pengolahan dengan Unit Kerja Layanan Informasi, terutama ketika terjadi revisi atau pembaruan data (updating data) jalan masuk/sarana penemuan kembali arsip.

  1. Penyediaan Ruang Pengolahan 

Pekerjaan mengolah arsip adalah proses kerja kearsipan yang cukup panjang, mulai dari survey, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Karena itu pekerjaan mengolah arsip membutuhkan suatu ruang khusus sebagai unsur pendukung pelaksanaan pengaturan arsip statis. Tujuan penyediaan Ruang pengolahan adalah dalam rangka menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja pengelola arsip. Ruang pengolahan ini sedianya disiapkan dekat dengan ruang penyimpanan agar sinergi satu sama lain dapat terintegrasi dengan mudah. Karena dalam konteks manajemen kearsipan fungsi pengolahan arsip statis tidak terpisahkan dengan fungsi lainya, yakni akuisisi, preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan dan pendayagunaan arsip statis.

  1. Peralatan 

Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan, misalnya boks, amplop, rak atau lemari arsip sesuai dengan jenis arsip dan perencanaan tata letak yang ditetapkan.  Selain fasilitas ruang pengolahan, pengaturan arsip statis membutuhkan unsur pendukung kerja, yakni peralatan dan sarana kearsipan. Hal ini diperlukan untuk menyimpan arsip mulai dari level naskah (item), berkas (file), seri arsip (record series) dan grup arsip (fonds). 

Secara umum ada empat jenis peralatan kearsipan yang harus disediakan di sebuah Depo Arsip, yakni peralatan untuk arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbasis elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran (nonstandard size). Peralatan arsip yang digunakan dalam pengaturan arsip statis harus memenuhi kebutuhan untuk perlindungan karakter fisik arsip masing-masing jenis arsip, sehingga pengolahan atau pengaturan arsip menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilai guna permanen.

Selain peralatan operasional yang melekat pada aktivitas teknis pengolahan informasi arsip, juga harusdipersiapkan peralatan pendukung kerja untuk melindungi kenyamanan dan kesehatan kerja Arsiparis dan pengelola arsip di Depo seperti masker, sarung tangan, jas/jaket, sabun anti kuman.

 

  1. Pengaturan Jenis Layanan

Dalam rangka memudahkan dalam pelayanan informasi kearsipan, Lembaga Kearsipan Daerah melalui fungsi Depo Arsip dapat membagi jenis layanan kearsipan paling tidak  menjadi 3 katagori sebagai berikut :

  1. Layanan kesejarahan

Layanan kesejarahan dilakukan untuk dapat menyajikan arsip bukti-bukti otentik mengenai keberadaan dan peran para pelaku sejarah secara perseorangan, kelompok dan atau sebagai organisasi pencipta arsip selengkap mungkin dalam perjalanan sejarah kehidupan kebangsaan, sehingga generasi masa kini dan yang akan datang dapat mengenali bagaimana para pendahulunya berperan dalam upaya mewujudkan suatu peradaban kehidupan bermasyarakat, berbangsa, bernegara sehingga hasilnya dapat dirasakan sampai saat ini . Dengan demikian arsip statis dapat menjadi bukti otentik dan terpercaya sebagai bukti sejarah dan sekaligus berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi.

  1. Layanan penelitian

Layanan penelitian keilmuan juga merupakan bagian penting dari fungsi kultural arsip statis. Arsip statis yang berisi informasi tentang prestasi intelektual akan menjadi bahan kajian dalam rangka pengembangan wawasan dan kualitas hidup yang lebih baik selain memberikan kebanggaan dan kehormatan kepada generasi penerusnya, serta kebanggaan bangsa dan lebih luas lagi dalam pergaulan internasional. 

  1. Layanan Informasi Publik tentang Penyelenggaraan Pemerintahan

Fungsi kultural lainnya dari arsip statis juga menyangkut pemenuhan kebutuhan masyarakat pada umumnya, terutama mengenai kejelasan hak dan kewajiban rakyat terhadap pemerintah daerah. Penyelenggaraan pemerintahan daerah dilaksanakan dan menjadi tanggungjawab kolektif, sehingga di dalamnya terdapat hak dan kewajiban individu/orang perseorangan atau organisasi. Arsip statis akan memberikan bukti-bukti otentik mengenai kejelasan hak dan kewajiban warga masyarakat terhadap pemerintah dan sebaliknya kewajiban pemerintah kepada warga masyarakatnya. 

  1. Strategi pemanfaatan dan pelayanan arsip statis

Pengelolaan arsip tidak cukup hanya mengandalkan kepada bagaimana suatu Lembaga Kearsipan berhasil mengakuisisi (mengumpulkan), menyimpan, dan melestarikan arsip statis, tanpa melakukan upaya pengaturan informasinya, sehingga dapat memenuhi fungsi kultural arsip statis dengan tersedianya layanan untuk kesejarahan, penelitian, dan publik. Pemenuhan fungsi kultural arsip statis pada hakekatnya merupakan peran Lembaga Kearsipan dalam meningkatkan akses dan mutu layanan arsip statis kepada masyarakat, dengan tingkat otentisitas dan reliabilitas yang tinggi tanpa mengabaikan ketentuan perundangan yang berlaku.

Upaya peningkatan aksesibilitas masyarakat terhadap arsip statis pada LKD dapat dicapai dengan pemikiran sistemik dalam pengaturan arsip statis, sehingga dapat menciptakan konsep atau strategi pengaturan arsip yang menyeluruh, baik perangkat lunak maupun perangkat kerasnya.  Strategi perangkat lunak merupakan aspek kontrol pengaturan arsip statis, meliputi: pemahaman ilmu kearsipan, ketersediaan standar deskripsi, koordinasi kerja. Sedangkan ruang pengolahan, peralatan, dan SDM kearsipan yang mempunyai keunggulan kompetitif (competitive advantage) merupakan strategi perangkat keras, yang berperan sebagai aspek pendukung dalam pengaturan arsip statis yang tentunya keseleruhan konsep atau strategi tersebut harus tertuang dalam program kerja, kegiatan dan anggaran yang memadai.

 

Adapun strategi konkret yang menjadi instrument pelaksanaan kegiatan yang efektif dalam pemanfaatan arsip secara langsung dan tidak langsung adalah sebagai berikut:

  1. Pameran Kearsipan (pameran tetap dan tidak tetap)
  2. Penerbitan Naskah Sumber Arsip (citra daerah)
  3. Penerbitan Sejarah Lisan
  4. Penerbitan Majalah atau Bulletin Arsip Statis
  5. Guide Book Arsip Statis
  6. Publikasi Media Elektronik (JIKP, TV Lokal/Daerah, Website)
  7. Publikasi Media Cetak (Majalah dan Koran)
  8. Wisata Arsip (konvensional dan Visual/pemutaran film arsip)

 

 

Kesimpulan

Penerapan strategi pemanfaatan arsip statis yang didasarkan atas konsep pengelolaan arsip statis (archives management) pada hakekatnya adalah bagaimana menempatkan Lembaga Kearsipan Daerah pada strategi yang tepat, yakni menciptakan posisi kelembagaanya sebagai organisasi yang unik dan bernilai (value). Karena dalam menjalankan fungsi dan perannya, Lembaga Kearsipan Daerah harus memahami apa yang harus dilakukan, mampu melakukan trade-off dalam berkompetisi, bertindak dengan ukuran-ukuran, bekerja berdasarkan konsep dan standar, senantiasa menciptakan keharmonisan kerja, melayani masyarakat/publik, dan memperhatikan kepentingan stake holders. Eksistensi Lembaga Kearsipan Daerah sebagai instansi khusus pengelola arsip statis pada era reformasi dituntut untuk responsif terhadap perubahan-perubahan lingkungan strategis yang terjadi pada saat ini, seperti good governance, otonomi daerah, perkembangan ilmu pengetahuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi, arus globalisasi, ilmu dan praktik kearsipan. Selaku Lembaga Kearsipan Daerah yang juga sebagai birokrasi pemerintah harus mampu menjadi organisasi yang dapat melindungi hak-hak generasi kini dan mendatang atas memori kolektif bangsa/memori dunia, menjadi organisasi yang mampu menjembatani antar generasi, lembaga penyaji informasi publik yang responsif dan komunikatif, serta mampu mewujudkan penyelenggaraan kearsipan daerah secara efisien dan efektif. 








 

DAFTAR PUSTAKA

  1. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;

  2. Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

  3. Undang-Undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Transaksi Informasi Elektronik;

  4. Undang-Undang nmor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

  5. Undang-Undang No. 23 tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah;

  6. Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009;

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan