Penyelenggaraan Kearsipan di Sekolah


PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI SEKOLAH

Administrasi sekolah adalah salah satu hal penting dalam penyelenggaraan pendidikan. Pengelolaan administrasi sekolah yang baik sangat dibutuhkan untuk dapat memberikan pelayanan kepada pihak terkait dan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik. Ketepatan, keakuratan dan kecepatan penyajian data/informasi merupakan faktor penting dalam mengelola administrasi yang baik. 

Data dan informasi adalah kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, tak terkecuali sekolah sebagai lembaga pendidikan. Setiap pekerjaan dan kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi. Oleh karena itu, data dan informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung sekolah dalam menyelesaikan tugas dan fungsinya. Di dalam menghadapi perubahan sistem pendidikan yang  berkembang dengan cepat, sekolah dituntut untuk dapat menyesuaikan tatanan kinerja maupun administrasi. 

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang perubahan itu adalah arsip. Arsip dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mengingatkan mengenai suatu masalah dan sebagai sumber dokumentasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Oleh karena itu arsip perlu adanya pengelolaan agar keberadaan arsip tersebut terjaga sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. 

Mengingat saat ini, dengan kebijakan Pendidikan yang selalu berubah-ubah, guru dituntut untuk dapat beradaptasi dengan cepat. Padahal, guru mempunyai segudang tugas lain yang tidak kalah penting untuk diprioritaskan. Tetapi persoalan tertib administrasi dan penyesuaian raport dengan kurikulum terbaru juga harus dipenuhi. Pengelolaan arsip di sekolah merupakan kebutuhan yang tidak bisa ditawar lagi, pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik sebagai alat bukti yang sah. Dengan ketersediaan arsip yang benar akan memberi dampak positif bagi pelaksanaan kegiatan pembelajaran yang benar di sekolah. Tanpa kecuali sekolah juga akan memberikan pelayanan arsip secara cepat, penyajian informasi yang dapat disajikan secara lengkap, dan adanya bukti pertanggungjawaban yang jelas. 

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi mempunyai kewajiban membantu tugas Gubernur dalam pembinaan penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan oleh pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan di lingkungan Provinsi Banten. Kegiatan pembinaan pengelolaan arsip yang dilakukan di sekolah dapat meliputi :

Koordinasi penyelenggaraan kearsipan  dengan pihak sekolah

Penyusunan pedoman pengelolaan kearsipan sekolah 

Pemberian bimbingan dan konsultasi pelaksanaan kearsipan di sekolah, dapat berbentuk Workshop Pengelolaan Arsip Sekolah, Monev ke SMA/SMK se-Provinsi Banten’ Pendidikan dan Pelatihan bagi petugas arsip sekolah

 

Pembinaan penyelenggaraan kearsipan sekolah tetap berpedoman pada Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 9 bahwasanya pengelolaan arsip terbagi menjadi dua, yaitu :

Pengelolaan Arsip Dinamis; 

Arsip Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus, contohnya arsip daftar kehadiran siswa/guru, daftar nilai, lembar evaluasi, soal ujian dsb.

Arsip Inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, contohnya surat masuk tahun lalu dan surat pertanggungjawaban keuangan tahun lalu. 

Arsip Vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang, contohnya Buku induk siswa, surat tanah, akte pendirian sekolah, dsb.

 

Pengelolaan Arsip Statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan atau lembaga kearsipan. Selanjutnya diserahkan di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

Adapun sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip di sekolah adalah :

Filing Kabinet

Rak Arsip

Boks Arsip

Kertas Cassing

Tali rami

Map Gantung

Map folder

Sekat primer

Sekat Sekunder

Sekat Tersier

Kegiatan Pengelolaan arsip meliputi :

Penciptaan arsip yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

 

Penggunaan arsip yaitu memberikan layanan peminjaman arsip kepada pihak internal dan eksternal dengan berdasarkan sistem klasifikasi dan keamanan akses arsip. Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip, pihak sekolah dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat: menghambat proses penegakan hukum; mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat; membahayakan pertahanan dan keamanan negara; mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; (e) merugikan ketahanan ekonomi nasional; merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan. 

Pemeliharaan arsip yaitu kegiatan memelihara arsip agar terjaga baik fisik maupun informasinya. Kegiatan pemeliharaan arsip di sekolah dapat dilaksanakan melalui preservasi arsip dan digitalisasi arsip. Preservasi arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Digitalisasi arsip diperlukan untuk dapat menjamin informasi arsip terlindungi dan penghematan tempat penyimpanan arsip. Prakteknya arsip dialih media/discan menjadi arsip digital. Arsip sekolah yang dapat dalih media adalah Buku Induk, SKHU dan Ijazah.

Penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip di lingkungan sekolah diharapkan segera terwujud dengan baik. Sebab pengelolaan arsip yang baik, akan menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Terlebih di era keterbukaan publik. Untuk dapat mewujudkan tujuan itu, maka diperlukan kerjasama yang baik antara pihak sekolah dan Lembaga Kearsipan daerah. Dalam berbagai hal permasalahan pengelolaan arsip di sekolah hendaknya dapat dikomunikasikan dengan LKD selaku pembina di bidang kearsipan. Mudah-mudahan semua bisa berjalan sebagaimana yang diharapkan.

 

Penulis : Sri Wahyuning Widowati, A.Md.

 

 

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan