KEWAJIBAN SIAPA PENGELOLA ARSIP DINAMIS ?


KEWAJIBAN SIAPA PENGELOLA ARSIP DINAMIS?

Seiring dengan perjalanan sebuah organisasi, akan tercipta berbagai macam dokumen yang menandakan bahwa kegiatan administrasi perkantoran sedang berjalan dengan normal. Kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan  teori pakar George Terry adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Teori tersebut pada dasarnya tidak sesederhana apa yang termaktub di dalamnya, karena masih banyak aspek-aspek baik internal maupun eksternal yang berkaitan dengan fungsi administrasi sehingga dapat mempengaruhi dari hasil tujuan yang hendak dicapai.

Dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib. Dalam tulisan ini penulis akan lebih menekankan betapa pentingnya dokumen bagi keberlangsungan suatu organisasi dan siapakah yang berkewajiban menata, merawat dan menyimpan dokumen itu. 

Kegiatan administrasi perkantoran mau tidak mau, suka tidak suka akan menghasilkan banyak sekali dokumen penting sebagai hasil samping dari kegiatan itu. Marilah kita bahas satu persatu untuk memudahkan pemahaman kita. Awal dari suatu pekerjaan adalah perencanaan. Didalam perencanaan biasanya akan dilaksanakan suatu rapat perencanaan, dokumen yang dihasilkan dari rapat perencanaan dapat berupa daftar hadir, materi rapat, risalah rapat dan hasil keputusan rapat. Dokumen-dokumen itu berperan penting dalam tahap selanjutnya, yaitu didalam pelaksanaan pekerjaan bahkan sampai pekerjaan tersebut dilakukan pemeriksaan atau pengawasan. Bilamana salah satu dokumen penting itu hilang, maka bisa saja pekerjaan berujung gagal atau tidak maksimal. Selain perencanaan, kegiatan administrasi yang tak kalah penting adalah pengorganisasian. Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja satu pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Maknanya adalah cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya. Tugas dan wewenang kepada seseorang dilihat dari kompetensi dan latar belakang pendidikan. Hal ini dibuktikan dengan dokumen berupa ijazah, sertifikasi kompetensi dan keahlian lain yang menunjang kompetensinya. Dokumen seperti ini merupakan vital bagi kredibilitas organisasi dan harus disimpan secara khusus untuk pengembangan karir bagi pegawainya. Penulis ingin mencontohkan kembali kegiatan administrasi yaitu bahwa inti dari administrasi adalah tata usaha. Tata usaha yang baik dan rapi maka akan menjadikan organisasi berjalan efektif dan efisien. Tata usaha ini dapat meliputi pengelolaan personalia, penggajian, kesejahteraan pegawai dan kerumahtanggaan organisasi. Banyak sekali dokumen yang dihasilkan dari urusan pengelolaan personalia misalnya, kehadiran, cuti, kenaikan jabatan, penilaian kinerja dan masih banyak yang lain. Bila salah satu dokumen dari personalia itu hilang atau terselip, maka bisa dibayangkan pengelolaan personalia akan menemui masalah bahkan sampai kekacauan. Saking pentingnya dokumen ini, maka perlu tempat penyimpanan khusus dan system yang bisa memudahkan pengguna untuk mengakses. Tentunya pengguna disini adalah yang diberikan ijin akses. Setelah melalui penggambaran diatas, apakah yang dapat anda bayangkan dari pentingnya sebuah organisasi merawat dan menyimpan dokumen pentingnya?

Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa dokumen-dokumen yang terkait langsung dengan administrasi perkantoran merupakan dokumen penting yang harus disimpan dan dirawat dengan baik. Dalam istilah kearsipan yang termaktub dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dokumen diatas disebut Arsip Dinamis. Disebutkan bahwa Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 

Didalam definisi arsip dinamis pada Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 itu mengandung dua pengertian, yang pertama bahwa Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi, dan yang kedua bahwa pencipta arsip dalam hal ini organisasi wajib menyimpan selama jangka waktu tertentu. Jadi terjawab sudah bahwa sebuah organisasi, dalam hal ini dikatakan pencipta arsip, wajib mengelola, menata, menyimpan seluruh arsip-arsip dinamis yang tercipta sebagai hasil samping dari kegiatan administrasi selama jangka waktu tertentu. Artinya tidak selamanya arsip dinamis itu disimpan, akan tetapi dalam suatu masa nantinya akan dimusnahkan, tentunya dengan kaidah kearsipan yang telah ditentukan. Bila pencipta arsip Egepe dengan arsip dinamis yang dimilikinya, tidak merasa memiliki bahkan acuh dan dibiarkan, maka akan terjadi permasalahan-permasalahan yang bisa menghambat tujuan bersama suatu organisasi. Oleh karena itu setiap organisasi hendaknya mulai memikirkan langkah konkrit untuk menata, merawat dan menyimpan arsip guna melindungi baik fisik maupun informasi arsip itu sendiri.

Penulis : Sri Wahyuning Widowati, A.Md.

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan