PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DI MASA PANDEMI


“PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DI MASA PANDEMI”

 

Prolog

           Pandemi adalah penyakit yang menyebar secara global meliputi area geografis yang luas. Menurut Organisasi Kesehatan Dunia (WHO), pandemi ini enggak ada hubungannya dengan tingkat keparahan penyakit, jumlah korban atau infeksi. Akan tetapi, pandemi berhubungan dengan penyebaran secara geografis, Virus corona yang menyebabkan penyakit Covid-19, saat ini dinyatakan oleh WHO sebagai pandemi. Penyakit yang diduga muncul pertama kali di Wuhan, Tiongkok tersebut telah menyebar ke berbagai negara di dunia. Center for Disease Control and Prevention (CDC) menyebut pandemi mengacu pada epidemi yang telah menyebar di beberapa negara atau benua.

Dengan keadaaan seperti ini, penyebaran covid 19 ini sangat cepat bisa disebarkan melalui udara, sentuhan tangan ataupun melalui benda yang berpindah tangan. Dalam hal ini, arsip juga dapat menjadi salah satu hal yang dapat menbantu penyebaran covid – 19 yang sangat menakutkan itu. Arsip yang berpindah tangan dari salah satu korban yang terdampak covid 19 dapat menyebabkan penularan secara langsung terhadap petugas ataupun orang yang menerima arsip tersebut.

         Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas ataupun dokumen yang dapat menyebarkan virus covid 19 ini  bisa memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.

 

 

Proses Penciptaan Arsip Elektronik di Masa Pandemi

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1).   Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

2).  Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna. Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record.

 

 

Apa Keuntungan Arsip Elektronik di Masa Pandemi ini..?

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik di masa pandemi ini akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah :

1. Mencegah Penularan Covid 19 terhadap Petugas Kearsipan

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini akan lebih cepat dalam proses penyebaran covid 19. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat mengurangi penyebaran Covid 19, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

2. Penghematan tempat/depo

Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

3. Penghematan berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

4. Efisiensi waktu akses

Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di computer.

5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

 

Kesimpulan
Arsip elektronik merupakan arsip jenis baru dengan perpaduan teknologi informasi sebagai media pengelolaannya. Arsip elektronik memiliki nilai yang sama dengan arsip cetak dan diakui sebagai alat bukti hukum yang sah sesuai Undang- Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Pengelolaan arsip elektronik dinilai lebih evektif dibandingkan dengan arsip cetak ditinjau dari segi kepraktisan dalam penciptaan dan penyimpananya. Pengelolaan arsip elektonik dapat dilakukan dalam empat siklus yaitu: penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Disamping itu Arsip elektronik juga dapat mengurangi penyebaran penularan covid 19 yang terjadi diseluruh Indonesia pada umumnya dan Provinsi Banten pada khusunya.

 

 Ditulis oleh : SITI MULYANI AWALIA


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan