Pendekatan Utama Dalam Pengelolaan Arsip


“ Pendekatan Utama Dalam Pengelolaan Arsip

 

Pentingnya peranan arsip dan perlunya pengelolaan arsip secara baik dan benar dapat dilihat dari perhatian para pemimpin bangsa dan penyelenggara pemerintahan. Soeharto, Presiden Republik Indonesia, pada tahun 1969, mengemukakan bahwa "Apabila dokumen-dokumen negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanya suatu mekanisme yang wajar, yang dapat menunjukkan adanya dokumen-dokumen tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan semata-mata karena tidak disadari nilai-nilai dokumen tersebut oleh sementara pejabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnya informasi, yang dapat menyulitkan pemerintah dalam usaha-usahanya memberi pelajaran kepada rakyat. "(Soeharto, Presiden Republik Indonesia, 1969). Demikian pula Presiden Panama, Alfrado, pada tahun 1937 menyatakan: "Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat... Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa". Selanjutnya, Moerdiono, Menteri Sekretaris Negara, pada tanggal 25 Maret 1996 mengungkapkan bahwa "Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap dalam kekininan yang penuh dengan ketidakpastian”.

Pada era dimana aspek demokrasi telah lebih luas memberikan ruang gerak bagi masyarakat untuk ikut berperan serta dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan kepentingan umum, tuntutan untuk mempertanggungjawabkan kinerja, tidak lagi terbatas pada lembaga pemerintah saja, melainkan juga bagi siapapun termasuk anggota masyarakat, baik dalam wadah keorganisasian maupun dalam kapasitasnya sebagai individu”.

Sejalan dengan penyelenggaraan pemerintahan yang semakin demokratis, maka arsip semakin memiliki peran strategis ketika dikaitkan dengan penerapan prinsip good governance dalam penyelenggaraan pemerintahan, yang mengedepankan aspek transparansi, akuntabilitas dan partisipasi masyarakat. Lembaga negara dan badan-badan pemerintahan sebagai alat utama dalam mewujudkan cita-cita bangsa, senantiasa memerlukan arsip dalam setiap langkah kehidupannya. Arsip merupakan tulang punggung bagi manajemen pemerintahan. Penyelenggaraan pemerintahan yang berorientasi kepada peningkatan mutu pelayanan publik untuk pencapaian kesejahteraan masyarakat perlu senantiasa dikontrol. Setiap apa yang dilakukan oleh lembaga negara dan badan pemerintahan harus dapat dipertanggung jawabkan. Kondisi ini mengisyaratkan perlunya transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Transparansi dan akuntabilitas kinerja penyelenggaraan pemerintahan memerlukan dukungan ketersediaan dan kesiapan informasi yang diperlukan untuk pelayanan sekaligus untuk pertanggungjawaban. Untuk itu kebutuhan akan arsip yang memiliki nilai otentisitas dan reliabilitas menjadi hal yang tidak terelakkan. Dengan demikian, pada skala pemerintahan, pengelolaan arsip secara terpadu sebagai suatu sistem nasional merupakan upaya untuk mendukung transparasi dan akuntabilitas kinerja agar tercipta pemerintah yang bersih (clean government) dan kepemerintahan yang baik (good governance). Bahkan ketika kinerja aparatur maupun lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan sebagai pilar-pilar kehidupan bangsa ini terasa perlu direformasi, diperlukan dukungan penuh dari ketersediaan arsip sebagai media penilaiannya.

Dengan perkembangan dan kondisi demikian, maka sudah sewajarnya pula apabila tuntutan untuk mengelola arsip yang tercipta dari aktifitasnya, berlaku juga bagi siapapun tidak hanya terhadap lembaga negara dan badan pemerintahan, melainkan juga terhadap masyarakat, yakni badan-badan hukum, badan usaha, dan bahkan perorangan, yang karena alasan tertentu berkaitan erat dengan pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan/atau kepentingan masyarakat umum.

Dalam mewujudkan otentisitas dan reliabilitas arsip agar dapat memperoleh manfaat maksimal, arsip harus dikelola secara sistematis oleh tenaga-tenaga profesional, yang memiliki etika dan dedikasi bagi negara dan bangsa Indonesia. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang berdampak langsung pada pengelolaan arsip perlu mendapat perlindungan hukum. Dalam kaitannya dengan upaya perlindungan dan pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi di satu sisi dan perlindungan kepentingan-kepentingan negara di sisi lain, aksesibilitas arsip menjadi hal penting. Pada gilirannya, ketika pemanfaatan arsip tidak lagi menyentuh kebutuhan langsung masyarakat atau bagi kehidupan organisasi, penyelamatan arsip akan berfungsi sebagai penyelamatan memori kolektif bangsa. Untuk kepentingan pertanggungjawaban antar generasi itulah perlu diselamatkan setiap informasi yang terekam mengenai penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara sebagai bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan pemerintahan negara pada khususnya, agar generasi bangsa Indonesia mendatang dapat melihat setiap masa lampau secara obyektif.

Arsip adalah informasi terekam/direkam (dokumen) dalam berbagai bentuk dan media, seperti kertas, audio visual, komputer/elektronik, dan sebagainya sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, badan pemerintahan, badan swasta, perusahaan, organisasi politik dan kemasyarakatan serta perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya.

Arsip dibuat, diterima, dan disimpan dalam pelaksanaan aktivitas bisnis. Untuk mendukung keberlangsungan pelaksanaan bisnis, ketaatan terhadap ketentuan hukum dan memberikan akuntabilitas yang diperlukan, organisasi harus menciptakan dan menyimpan arsip yang autentik, reliabel dan dapat dipergunakan, serta menjaga integritas arsip-arsip tersebut. Untuk melakukan hal ini, organisasi harus mengadakan dan melaksanakan program manajemen arsip yang terpadu, mencakup:

  • Menetapkan arsip apa yang harus diciptakan dalam setiap proses bisnis dan informasi apa yang harus dimasukkan dalam arsip tersebut;
  • Menetapkan bentuk (format) dan struktur arsip bagaimana yang harus diciptakan dan dikaptur, serta teknologi apa yang dipergunakan;
  • Menetapkan metadata apa yang harus diciptakan untuk arsip tersebut sepanjang proses-proses pengelolaannya, serta bagaimana metadata tersebut akan di-link dan dikelola secara terus-menerus;
  • Menetapkan ketentuan-ketentuan untuk temu balik, penggunaan dan pentransferan arsip antar proses-proses dan antar pengguna, serta seberapa lama arsip – arsip tersebut harus disimpan untuk memenuhi ketentuan-ketentuan tersebut;
  • Menetapkan bagaimana mengorganisir arsip dalam rangka mendukung ketentuan-ketentuan untuk penggunaannya;
  • Menilai risiko yang mungkin timbul akibat ketiadatersediaan arsip yang sah dari suatu aktivitas;
  • Melestarikan arsip tersebut dan memungkinkan mereka untuk terus dapat diakses dalam rangka memenuhi ketentuan – ketentuan bisnis dan harapan masyarakat;
  • Memenuhi ketentuan-ketentuan hukum, standar-standar serta kebijakan yang diterapkan dalam organisasi;
  • Menjamin arsip-arsip dipelihara dalam suatu lingkungan yang aman;
  • Menjamin bahwa arsip-arsip tersebut disimpan sepanjang mereka diperlukan; dan
  • Mengidentifikasi serta mengevaluasi kesempatan-kesempatan untuk meningkatkkan efektivitas, efisiensi atau kualitas terhadap proses-proses, keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang mungkin dihasilkan dari penciptaan atau pengelolaan arsip yang lebih baik.

Terdapat dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsip, yakni pendekatan daur hidup (life cycle) dan kontinum arsip (records continuum).

  • 1. Pendekatan daur hidup (life cycle).

Life cycle (daur hidup), sesuai konsep aslinya dalam ilmu alam, dapat didefinisikan sebagai keseluruhan seri proses yang membentuk riwayat hidup suatu organisma. Dalam ilmu sosial, konsep ini diambil sebagai model untuk menjelaskan ritual dalam daur hidup manusia, yakni mulai dari kelahiran, dewasa, hingga kematiannya.

Dalam pengelolaan arsip daur hidup mengandung makna adanya fitur-fitur yang berulang-ulang (recurring features) sepanjang generasi arsip yang dapat dideskripsikan dalam tahapan-tahapan tertentu. Pola-pola tersebut harus bersifat perulangan dan dapat diterapkan pada setiap arsip.

Konsep life cycle, pada literatur manajemen arsip yang paling dasar, mencakup proses-proses penciptaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Dimungkinkan juga untuk memasukkan tahapan berikutnya saat arsip akan memasuki lingkup pengelolaannya di lembaga kearsipan statis, yakni penilaian, akuisisi, deskripsi, pemeliharaan dan akses. Semua arsip akan melalui daur yang sama kecuali ia dinyatakan dapat dimusnahkan.

  • 2. Kontinum arsip (records continuum).

Pendekatan records continuum memfokuskan pada manajemen arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan. la memandang perlunya mengelola arsip dari perspektif aktivitas-aktivitas yang didokumentasikannya, bukan memvisualisasikannya sebagai tahap-tahap yang berurutan, seperti yang dianalogikan oleh pendekatan daur hidup. Dengan menempatkan penyusutan sebagai tahap terakhir dari daur hidup suatu arsip, pendekatan daur hidup tidak menekankan perlunya untuk merancang sistem yang dapat memastikan pengkapturan arsip-arsip yang memiliki nilai jangka panjang diawal fasenya.

Masalah ini menjadi sangat penting dengan semakin meningkatnya volume informasi yang diciptakan dan disimpan dalam format elektronik. Kecuali jika dilakukan kontrol pada saat pengkapturan bukti dari aktivitas bisnis yang menyatu dengan sistem pengelolaan arsip organisasi yang bersangkutan, informasi yang relevan atau elemen-elemennya dapat diubah-ubah atau dihapus.

Records continuum melihat pengelolaan arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan yang dapat terjadi lintas beberapa dimensi. Proses dan perkembangan arsip ini terbentuk dari aktivitas-aktivitas bisnis sejak dari suatu arsip dibuat. la mempertimbangkan sejak awal arsip-arsip apa yang perlu diciptakan untuk memberikan bukti dari suatu aktivitas bisnis atau transaksi. la melihat sistem-sistem dan aturan-aturan apa yang diperlukan untuk menjamin bahwa arsip-arsip tersebut dikaptur kedalam suatu sistem pengelolaan arsip dan diperlihara (meliputi akses, keamanan dan penyimpanan) sesuai dengan nilai dari arsip-arsip tersebut sebagai bukti bagi korporasi dan untuk tujuan-tujuan kemasyarakatan. Oleh karenanya, pendekatan ini bersifat fleksibel dan memungkinkan tindakan penilaian dan penyusutan dilakukan kapanpun diperlukan, di saat awal, saat proses pemeliharaan atau saat sistem tersebut berakhir atau digantikan.

Pendekatan records continuum memberikan suatu pendekatan yang terpadu terhadap pengelolaan arsip, khususnya arsip elektronik, dimana manajemen dan administrasi terhadap arsip dapat dibagi oleh para pengguna akhir (end user), pegawai bagian arsip, dan pegawai bagian teknologi informasi.

 

Sumber :

  • Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
  • Undang – Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

 

Repost : Siti Rahayu


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan