“ MENGAPA ARSIP HARUS DIKELOLA ? ”


“ MENGAPA ARSIP HARUS DIKELOLA ? ”

Oleh : Siti Rahayu

 

Disadari  maupun tidak, dibutuhkan ataupun tidak oleh kita, saat ini kita tengah hidup dalam kubangan informasi. Waktu demi waktu, selalu ada informasi yang hadir di hadapan kita. Jika boleh mengatakan, boleh jadi hampir setiap keputusan yang akan kita ambil atau tindakan yang akan kita lakukan, berawal dan dilandasi oleh informasi dalam takaran sesuai dengan kebutuhan kita saat itu. Tidak berlebihan jika dikatakan, bahwa manusia adalah makhluk informasi. Di satu waktu ia membutuhkan informasi, dan di lain waktu ia yang menciptakan informasi.

UU No 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, Pasal 1 Poin 2 mendefinisikan arti arsip, bahwa “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”

Arsip memiliki peranan yang penting dalam organisasi mulai dari perencanaan, pelaksanaan kegiatan dan pengambilan keputusan maupun untuk bahan pertanggungjawaban kegiatan. Dalam pengelolaan arsip tidak hanya terbatas pada surat keluar dan masuk, tapi sebenarnya cakupannya sangat luas, diantaranya yang utama adalah pengelolaan arsip dokumen tentang pertanggungjawaban pengelolaan keuangan atau pengelolaan pendapatan asli.

Peningkatan kemampuan dan keterampilan aparatur pemerintah, dalam memahami mengelola arsip berbagai dokumen resmi dikeluarkan oleh pemerintah adalah sangat penting.

Pengelolaan arsip pemerintahan secara baik maka peningkatan kemampuan adalah hal yang wajib dalam upaya menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggungjawab masing-masing aparatur. Sehingga dapat mendukung terciptanya tata kelola arsip sesuai dengan aturan dan ketentuan berlaku agar meningkatkan nilai kepercayaan masyarakat terhadap kinerja aparatur pemerintah di lingkungan kerjanya masing-masing.

Masalah pengelolaan arsip pemerintahan dalam pengelolaan administrasi harus transparan. Selamatkan dokumen penting, karena dengan mengelola penyimpanan dokumen atau arsip dengan baik dan teratur guna memudahkan pencarian ketika dibutuhkan nanti. Bila arsipnya kurang tertata dengan baik, maka tidak mungkin untuk mendapatkan predikat wajar tanpa pengecualian (WTP). Sebab melalui arsip dapat dilihat pelaksanaan dan prosedur program yang benar dalam suatu instansi.

Peranan kearsipan dalam suatu organisasi di lingkup pemerintah maupun swasta, ibarat urat nadi pada tubuh manusia, kebutuhannya baru dirasakan ketika alirannya tidak lancar. "Peranan kearsipan penting dalam organisasi dan tidak mungkin dapat dihapus fungsinya pada pelaksanaan tugas dan kegiatan administrasi sehari-hari,"


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan