PEMBANGUNAN DIORAMA ARSIP STATIS DALAM UPAYA MENINGKATKAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK DAN PENINGKATAN PAD


PEMBANGUNAN DIORAMA ARSIP STATIS

DALAM UPAYA MENINGKATKAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK DAN PENINGKATAN PAD

 

Pendahuluan

Amanat Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang harus dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah pada pasal 3 huruf d, menyatakan bahwa salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan ialah untuk menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Begitu juga pada Bab V tentang Pengelolaan Arsip Statis pada pasal 64 ayat 4, menegaskan bahwa Lembaga Kearsipan Daerah harus melaksanakan pelayanan berdasarkan NSPK dan menyediakan akses informasi sesuai dengan peraturan perundangan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan undang-undang kearsipan yang sudah diturunkan dalam Kebijakan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan tidak berhenti pada bagaimana arsip statis dilestarikan di Lembaga Kearsipan, tetapi juga bagaimana Lembaga Kearsipan Daerah dapat mendayagunakan khasanah arsip statisnya sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan secara maksimal oleh masyarakat.

Metodologi

Penulisan ini bersifat deskriptif dengan menggunakan data dari hasil studi komparasi ke Kabupaten Purwakarta pada bulan September 2017 yang telah berhasil membangun dan mengembangkan pemanfaatan dan pelayanan arsip statis dalam format infrasruktur diorama yang menyajikan bentuk dimensi visual dan audio visual dari konteks khasanah arsip statis yang dimilikinya sehingga arsip menjadi lebih menarik perhatian banyak pihak, mulai dari unsur pemerintahan pusat dan daerah, lembaga pendidikan mulai dari sekolah dasar sampai perguruan tinggi dan masyarakat pada umumnya di Indonesia bahkan beberapa dari mancanegara yang berdampak positif terhadap citra dan ciri khas daerah serta secara langsung maupun tidak langsung berdampak kepada peningkatan pendapatan daerah Kabupaten Purwakarta yang cukup signifikan.

Hasil dan Pembahasan

Dalam penulisan ini akan diuraikan alasan yang mendasari dibutuhkannya Pembangunan Diorama Arsip Statis, antara lain sebagai berikut:

Belum diminatinya informasi Kearsipan Statis oleh masyarakat secara luas.

Aparatur pemerintah, Stakeholders dan Masyarakat pada umumnya belum mengetahui manfaat pentingnya informasi kearsipan untuk pelaksanaan kehidupan bernegara, berbangsa dan bermasyarakat. Sehingga kebutuhan terhadap informasi kearsipan khususnya arsip statis belum banyak diminati orang, sementara ini informasi arsip statis hanya dirujuk oleh para civitas akademika dalam rangka penelitian sejarah atau untuk keperluan penyusunan tugas-tugas kemahasiswaan.

 

Dalam penulisan ini akan dijelaskan beberapa pengertian dan ruang lingkup pemanfaatan arsip statis yang sesuai dengan pengertian peraturan perundangan kearsipan dan disiplin ilmu kearsipan agar dapat memberikan penjelasan dan pemahaman secara komprehensif bagaimana nantinya implementasi dari pemanfaatan dan layanan Arsip Statis ini nantinya dapat dijalankan dengan efektif dan efisien, maka perlu memahami tentang pengertian kedudukan hukum Lembaga Kearsipan Daerah berdasarkan undang-undang, fungsi arsip statis, konsep teknis pemanfaatan arsip statis dan manfaat arsip statis bagi negara dan masyarakat sebagai berikut:

1. Kedudukan Hukum Lembaga Kearsipan Daerah.

Lembaga Kearsipan Daerah memiliki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dan ciri khas daerah dalam rangka pembentukan kolektif jati diri bangsa melalui pemanfaatan dan pelayanan kearsipan statis (Sistem Kearsipan Nasional, ANRI, 2013). Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan asal-usul (provenance) dan aturan aslinya (original order). Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan kesejarahan, layanan penelitian dan layanan publik, sehingga dalam pengaturannya didasarkan kepada prinsip asal-usul yakni pengaturan arsip sesuai dengan asal-usul organisasi penciptanya dan prinsip aturan asli yakni pengaturan arsip harus mempertahankan sistem aturan asli yang digunakan saat arsip tersebut diciptakan (schellenberg, 1996).

2. Fungsi Arsip Statis

Layanan kesejarahan dilakukan untuk memberi bukti-bukti otentik mengenai keberadaan dan peran instansi pencipta arsip selengkap mungkin dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, sehingga generasi mendatang dapat mengenali bagaimana pendahulunya bertanggung jawab dalam penyelenggaraan negaranya. Dengan demikian arsip statis dapat menjadi bukti otentik dan terpercaya sebagai bukti sejarah dan sekaligus berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi.

Layanan penelitian keilmuan juga merupakan bagian penting dari fungsi arsip statis yang berisi informasi tentang prestasi intelektual akan menjadi bahan kajian dalam rangka pengembangan wawasan dan kualitas hidup yang lebih baik selain memberikan kebanggaan dan kehormatan kepada generasi penerusnya, serta kebanggaan suatu bangsa dalam pergaulan internasional (ellis, 1993).

Layanan pembuktian dari arsip statis merupakan fungsi yang sangat krusial karena arsip  menyangkut pemenuhan kebutuhan rakyat pada umumnya, terutama mengenai kejelasan hak dan kewajiban rakyat terhadap negara. Penyelenggaraan negara dilaksanakan dan menjadi tanggung jawab kolektif yang riil/faktual baik benar maupun buruk yang mana di dalamnya terdapat hak dan kewajiban individu/orang perseorangan atau organisasi. Arsip statis akan memberikan bukti-bukti otentik mengenai kejelasan hak dan kewajiban rakyat terhadap negara dan sebaliknya kewajiban negara kepada rakyatnya sehingga berfungsi juga sebagai alat check and balances.

3. Konsep Teknis Pemanfaatan Arsip Statis

Persoalannya adalah bagaimana arsip statis dapat diatur/diolah dengan benar, sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan perubahan karakter public demand terhadap informasi arsip statis sebagai memori kolektif dan bahan pertanggungjawaban. Pengaturan arsip statis yang benar pada prinsipnya adalah bagaimana mengolah arsip sebagai informasi kultural yang siap pakai untuk setiap penggunaan bagi kepentingan pemerintahan dan kehidupan masyarakat atau kepentingan pelestarian budaya daerah. Artinya pengaturan arsip statis harus mengacu pada upaya mendukung peningkatan efektivitas pelestarian dan pemanfaatan memori organisasi pencipta arsip dan memori kolektif daerah pada skala nasional.

Berkaitan dengan hal tersebut Lembaga Kearsipan Daerah sebagai institusi yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan sumber daya dan lingkungan internal Lembaga Kearsipan Daerah sendiri. Akan tetapi Lembaga Kearsipan Daerah  tidak akan dapat berbuat banyak apabila tidak mendapat dukungan eksternal berupa kebijakan daerah yang proporsional.

 

Konsepsi Diorama Arsip Statis Pemerintah Kabupaten Purwakarta

Kenapa Diorama Arsip Statis Purwakarta yang menjadi lesson learning dari penulisan ini. Karena penerapan strategi pemanfaatan dan pelayanan arsip statis yang disinergikan dengan pemanfaatan teknologi informasi pada Diorama Arsip Purwakarta secara faktual telah dapat menjamin pemenuhan kebutuhan informasi kultural dan evidensial arsip kepada masyarakat purwakarta karena ditampilkan secara lebih dramatis yang membuat para pengunjungnya seakan dibawa kepada suasana yang berbeda dan lebih dapat dicerna oleh semua usia.  Ada hal yang cukup mencengangkan sekaligus mengherankan pada perkembangannya dalam 3 tahun terakhir sebagaimana disampaikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Purwakarta (8 September 2017), dimana tujuan dari pembangunan diorama arsip ini tadinya hanyalah sebuah upaya dalam rangka menarik minat masyarakat purwakarta terhadap informasi kearsipan dengan mentransformasi arsip-arsip naskah (konvensional) ke dalam bentuk dimensional yang bersifat visual dan audio visual. Ternyata mendapat respon yang sangat positif dari masyarakat luas, sehingga pada saat ini Diorama Arsip Purwakarta menjadi destinasi wisata dari berbagai penjuru daerah di Indonesia bahkan beberapa diantaranya adalah dari mancanegara.

Pada akhir tahun 2017, tercatat 17.500 kunjungan ke Diorama Arsip Purwakarta atau rata-rata kunjungan per hari adalah 500 orang. Tentunya hal tersebut secara langsung maupun tidak langsung juga berdampak terhadap perkembangan ekonomi masyarakat dan penghasilan asli daerah Purwakarta yang cukup signifikan dari eksistensi dan fungsi Diorama Arsip Statis ini.

 

Kesimpulan

Sebagai bentuk responsif sebuah pemerintah daerah terhadap perubahan-perubahan lingkungan budaya masyarakat dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini. Best practice pembangunan Diorama Arsip Purwakarta menurut penulis dapat dijadikan pertimbangan untuk membangun Diorama Arsip yang tentunya dalam perumusannya dapat dilakukan beberapa penyesuaian kondisional sesuai kebutuhan. Penulis meyakini bahwa diorama arsip nantinya juga akan dapat memberikan kontribusi yang cukup signifikan terhadap indeks pembangunan manusia (IPM) khususnya edukasi tentang sejarah, budaya, karakter dan ciri khas daerah sebagai jati diri bangsa yang mulai memudar karena dampak teknologi yang sangat progresif, karena arsip statis merupakan rekaman otentik dari berbagai peristiwa kemasyarakatan dan kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dari masa ke masa.  Lebih luas lagi Diorama Arsip akan dapat dijadikan sebagai ikon baru etalase ke dunia internasional yang seiring dengan itu juga akan meningkatkan kunjungan wisata, peningkatan ekonomi masyarakat dan pendapatan asli daerah.

 

DAFTAR PUSTAKA

  • 1.  Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  • 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tentang Kearsipan.
  • 3. Laporan Pengelolaan Diorama Arsip Purwakarta (2017), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Purwakarta.
  • 4. Sistem Kearsipan Nasional (2013), ANRI, Jakarta.
  • 5. Schellenberg, Williams (1999), Archive Management, Englewood Clifft: Prentice Hall.
  • 6. Ellis, Judith. Eds (1993), Keeping Archives, Port Melbourne: Thorpe.

 

Oleh : Ardiyus


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan