ARSIP DI ERA TEKNOLOGI DIGITAL


ARSIP DI ERA TEKNOLOGI DIGITAL

Oleh : Ardiyus

 

Penyelamatan dokumen/arsip saat ini mengarah pada cara menjaga agar masyarakat dapat mengakses informasi dokumen/arsip dengan mengintegrasikan teknologi. Hal ini merupakan peluang bagi institusi pemerintah dalam memberikan pelayanan publik. Namun, peluang ini memerlukan investasi besar antara lain waktu, tenaga, dan biaya.

Tujuan utama program penyelamatan dokumen/arsip adalah pelestarian jangka panjang. Ketika pusat arsip memiliki koleksi media yang beragam, baik dalam bentuk digital maupun analog, pekerjaan pelestarian ini memerlukan proses berkesinambungan dalam memindahkan konten dari media lama ke media baru.

Risiko paling awal dalam menyimpan sebuah dokumen/arsip digital adalah memaksa untuk melakukan migrasi agar tetap dapat diakses. Contohnya, magneto optical disc atau kita lebih mengenalnya dengan disket. Media ini mampu menampung memori 1,4 MB dan populer sekitar tahun 1995 sampai 2003. Akan tetapi, saat ini sangat sulit ditemui toko yang menjual disket, bahkan sulit mendapatkan komputer baru yang dilengkapi fasilitas untuk membaca floppy disk. Hal ini menyulitkan dalam membaca data yang disimpan dalam disket sehingga perlu segera dipindahkan ke media yang lebih baru seperti flashdisk atau media lainnya.

KEKHAWATIRAN: USANGNYA FORMAT SEBUAH DOKUMEN/ARSIP

Setelah media yang digunakan mulai usang, diperlukan biaya tambahan yang berkaitan dengan penggunaan peralatan, di antaranya biaya pemeliharaan, penggantian media ataupun suku cadang yang sulit didapatkan. Biaya ini meningkat seiring dengan peningkatan program penyesuaian format dokumen/arsip yang masih direncanakan.

Ketika menghadapi keadaan diatas kita sering kecewa saat melakukan program penyelamatan dokumen/arsip. Dalam arsip audio dan video, misalnya terdapat keusangan media menjelang akhir abad keduapuluh yaitu dari film celluloid menjadi video. Meskipun kebanyakan format secara fisik kuat, tetapi akses terhadap isi informasi yang disimpan pada format tertentu bisa menjadi masalah dalam beberapa dasa warsa. Munculnya jenis media digital semakin memperparah akses pada media lama, bahkan beberapa format yang digunakan saat ini, seperti CD, rekaman video DigiBeta, dan DVD, semuanya mempunyai siklus hidup terbatas.

ARTI PENTING PROGRAM PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP

Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai cara di antaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya preventif dilakukan dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan memenuhi syarat/standar gedung penyimpanan. Upaya ini merupakan perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan . Artinya, upaya preventif dilakukan terhadap dokumen / arsip melalui pencegahan dan pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif. Adapun penyelamatan dokumen/arsip secara kuratif dilaksanakan jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen/arsip, misalnya dengan restorasi, duplikasi, atau digitalisasi.

Dalam berbagai seminar dan workshopyang diselenggarakan organisasi kearsipan nasional dan internasional sering disinggung upaya digitalisasi (transfer dari media analog ke media digital) sebagai salah satu solusi yang tidak dapat dihindari. Hal ini disebabkan oleh :

  1. Keusangan perangkat media analog akan menjadikan penyimpanan dan perawatan dokumen/arsip lebih mahal. Preservasi dokumen/arsip akan lebih ringan jika dilakukan transfer ke bentuk digital dan orisinalnya tetap disimpan dalam format aslinya.
  2. Ketersediaan perangkat pendukung baik suku cadang, alat baca, maupun media penyimpannya sudah sangat sulit dijumpai ketika pabrik sudah tidak memproduksi peralatan lama.

DIGITALISASI DOKUMEN/ARSIP

Digitalisasi dokumen/arsip adalah salah satu cara proses mengubah dokumen / arsip konvensional ke dalam berbagai bentuk dan media menjadi dokumen/arsip elektronik/digital. Program digitalisasi dokumen/arsip dilaksanakan sebagai upaya mempertahankan aksesibilitas sehingga dapat memberikan akses seluas-luasnya bagi masyarakat.

Dokumen / arsip digital dapat dicetak, digunakan untuk keperluan dokumentasi, penelitian, dan publikasi yang tertaut secara on-line sehingga dapat diakses lebih luas oleh masyarakat. Kemudian, untuk mengidentifikasi keberadaan dokumen / arsip yang memiliki relevansi informasi di semua dokumen/arsip organisasi, diperlukan suatu sistem informasi dokumen/arsip yang menghubungkan kesatuan fail secara keseluruhan.

Informasi tentang fail yang sudah dialihmediakan dalam bentuk digital akan lebih efektif jika disertai tayangan gambar digital dari dokumen/arsip. Keberadaan citra digital dari sebuah fail sebagai kebutuhan publik dalam sistem akan sangat membantu bagi pengguna dalam memperoleh dokumen/arsip yang lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah.

Dokumen/arsip digital dibedakan menjadi dua. Pertama, dokumen/arsip yang disimpan secara permanen dalam server. Kedua, dokumen lain yang khusus untuk pelayanan, yakni fail dengan dot per inch (dpi) rendah disimpan dalam server yang terhubung dengan jaringan yang bisa diakses masyarakat luas.

PENYIMPANAN DOKUMEN/AR-SIP DIGITAL DALAM SERVER STORAGE

Sistem penyimpanan dokumen/arsip digital (server storage) diciptakan untuk dapat mengatur aksesibilitas terhadap perangkat penyimpan data fisik jika memang sistem dirancang tanpa campur tangan manusia. Untuk menampung hasil digitalisasi dalam skala yang sangat besar menggunakan sistem penyimpanan data digital LTO yang menggunakan kaset dan dapat dilepas otomatis. Sistem ini dapat mengakses perangkat penyimpanan apapun setiap saat untuk pemutaran atau merekamnya. Dalam tingkatan otomasi sistem ini, perangkat robotik akan selalu aktif memeriksa kualitas media yang berada di luar kemampuan manusia dan menawarkan keuntungan yang sangat besar untuk ketahanan dan aksesibilitas dokumen/arsip kepada publik terhadap kualitas pelayanan dari waktu ke waktu.

Pertimbangan terhadap kesesuaian format digital tertentu untuk tujuan melestarikan informasi digital sebagai sumber otentik bagi generasi mendatang akan bermanfaat untuk mendefinisikan faktor-faktor penting yang memengaruhi berlangsungnya proses digitalisasi dokumen/arsip.

METADATA DOKUMEN/ARSIP

Metadata adalah data-data yang menerangkan tentang dokumen/arsip sebagai salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan. Sebuah fail digital akan lebih mudah diidentifikasi baik fisik maupun data yang menyertainya untuk mempertahankan autentifikasinya dalam jangka panjang dan menjadikan data sebagai informasi yang berguna atau memahami konteksnya. Fail digital yang berisi metadata deskriptif dasar (judul, tema, keterangan, dan tanggal diciptakan), serta metadata teknis dan administratif yang berkaitan dengan penciptaan dan tahap-tahap awal siklus hidupnya akan lebih mudah dikelola dan dipantau integritas dan kegunaannya, serta untuk mentransfer metadata tersebut dari satu sistem dokumen/arsip kepada sistem penerusnya. Metadata seperti itu juga akan memungkinkan para pengguna dokumen/arsip memahami bagaimana dan apa yang mereka lihat berhubungan dengan objek yang dilihat dan digunakan dalam lingkungan teknis aslinya.

Metadata adalah data-data yang menerangkan tentang dokumen/arsip sebagai salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan. Sebuah fail digital akan lebih mudah diidentifikasi baik fisik maupun data yang menyertainya untuk mempertahankan autentifikasinya dalam jangka panjang dan menjadikan data sebagai informasi yang berguna atau memahami konteksnya. Fail digital yang berisi metadata deskriptif dasar (judul, tema, keterangan, dan tanggal diciptakan), serta metadata teknis dan administratif yang berkaitan dengan penciptaan dan tahap-tahap awal siklus hidupnya akan lebih mudah dikelola dan dipantau integritas dan kegunaannya, serta untuk mentransfer metadata tersebut dari satu sistem dokumen/arsip kepada sistem penerusnya. Metadata seperti itu juga akan memungkinkan para pengguna dokumen/arsip memahami bagaimana dan apa yang mereka lihat berhubungan dengan objek yang dilihat dan digunakan dalam lingkungan teknis aslinya.

Metadata mengenai fail digital biasanya diklasifikasikan dalam tiga kategori :

  1. Metadata deskriptif, mengenai isi dan bentuk fail digital.
  2. Metadata administratif, mengenai sejarah terjadinya dan kebijakan yang berhubungan, terutama informasi dan data pembuatannya, pengawasan kualitas, hak, dan preservasinya.
  3. Metadata struktural, yaitu dokumen informasi mengenai struktur dan hubungan antar-sumber daya.

Hal penting yang perlu diperhatikan terkait metadata terutama pada dokumen/arsip video digital, misalnya:

  1. Keaslian.
  2. Identifikasi error (kesalahan).
  3. Efisiensi.
  4. Integritas.

Dalam mencapai tujuan penyelamatan dokumen/arsip melalui digitalisasi harus tetap mengacu pada prinsip-prinsip preservasi dan mampu menyesuaikan dengan teknologi yang lebih baru, yaitu dengan:

  1. Mempertahankan data dalam bentuk aslinya tanpa pengkodean baru, yang bisa mengakibatkan hilangnya metadata atau kehilangan keaslian generasi digital.
  2. Khusus data audio dan video patut mempertahankan kode waktu, metadata, dan isi informasi.
  3. Kemampuan untuk meniru ke-sesuaian dengan rekaman asli dan pemeliharaan media dokumen/arsip aslinya.
  4. Kemampuan untuk secara efektif mengidentifikasi pendeteksian atau bahkan penyembunyian kesalahan dan jenis lain sambil mempertahankan kualitas doku-men/arsip digital.
  5. Kemampuan perangkat lunak untuk menghasilkan metadata yang mampu menangkap secara otomatis kelengkapan isi informasinya.
  6. Kemampuan menjaga efisiensi dalam digitalisasi dan proses setelah terdigitalisasi sehingga lebih hemat waktu dan biaya.
  7. Kemampuan dalam mengurangi kapasitas penyimpanan dengan tetap mempertahankan kualitas sebaik mungkin dan persyaratan bandwidth (lebar transfer data) untuk transfer atau mengakses data.

Semoga solusi-solusi tersebut dapat segera mengatasi masalah/kasus pada institusi/lembaga diatas.

 

Sumber :

  1. Arsip Nasional Republik Indonesia, ANRI
  2. http://prestospace-sam.ssl.co.uk/index.html.
  3. http://www.filmpreservation.org/.  
  4. http://www.avpreserve.com/avpsresources.

Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan