IMPLEMENTASI KEARSIPAN MODERN


IMPLEMENTASI KEARSIPAN MODERN

Oleh : Ardiyus

( Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Serang )

 

Untuk menghadapi tantangan zaman era globalisasi sangat diperlukan suatu kecepatan akses baik dalam jaringan internal maupun eksternal. Perkembangan Lingkungan strategis nasional dan internasional yang kita hadapi dewasa ini dan dimasa datang mensyaratkan perubahan paradigma kearsipan, pembaharuan sistem kearsipan dan peningkatan kompetensi SDM dan penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan bangsa.

Kearsipan daerah yang saat ini masih dilakukan secara manual sudah tidak sesuai dengan perkembangan zaman, karenanya banyak sekali kendala yang dihadapai dengan sistem manual antara lain keterbatasan ruangan penyimpanan arsip, kualitas fisik arsip dan lambatnya atau sulitnya penemuan kembali arsip yang disimpan.

Sehubungan dengan itu perlu adanya perubahan sistem dan peningkatan kompetensi kearsipan. Dalam  rangka meningkatkan efisisensi dan efektifitas kinerja aparatur , maka diperlukan penerapan kearsipan modern (Elektronic Record).

Sistem Kearsipan Modern memberikan kontribusi  bagi pengelolaan administrasi, baik itu arsip aktif maupun inaktif, juga dapat membantu memperbaiki kearsipan yang belum tersusun agar sistem pengeolaannya sistematis. Oleh sebab itu sistem kearsipan modern sangat penting diketahui.

Berikut ini diketengahkan beberapan trend kearsipan modern sebagai berikut :

Pengelolaannya menggunakan model pengelolaan arsip berkelanjutan (The Recoeds Continuum Model) yang terdiri dari 3 (tiga) aspek :

  1. Proses meliputi unsur : Penciptaan, Capture, Klasifikasi Arsip, Keamanan atatu Akses Arsip, Identifikasi Penyusutan, Penyimpanan dan Penggunaan.
  2. Ketentuan Fungsional yang meliputi unsur : Pembuatan Dokumen, Penciptaan Arsip, Penilaian, Registrasi, Klasifikasi, Pengaturan, Penyimpanan, Preservasi, Penggunaan.
  3. Sarana yang meliputi : Proses Bisnis, Metadata, Klasifikasi Keamanan atatu Akses Arsip, Sistem Penyusunan File, Task dan Sistem Dokumen.

Kesemuanya meningkatkan pola kerja yang semula didasarkan pada fisik dokumen menjadi imaging system yaitu pola kerja yang mnggunakan citra sebagai bahan dasar.

Prinsip khususnya dapat mendokumentasikan secara lengkap dan akurat keseluruh arsip yang tercipta sehingga memungkinkan untuk dapat mengkontrol ketika dilakukannya penyebaran dari lokasi simpannya, walaupun terjadi perubahan tempat tetap dapat menjaga ke autentikan dan keterpercayaan serta kemanfaatan arsip. Yang lebih menguntungkan lagi sistem kearsipan modern ini mampu memfasilitasi dan melaksanakan  keputusan  penentuan retensi dan pemusnahan arsip.

Penerapan sistem kearsipan  modern perlu dirancang secara khusus dan mengacu pada citra dasarnya, karena jika tidak demikian maka organisasi yang bersangkutan akan kehilangan memori korporatnya dan lebih ironis lagi akan mengalami kesulitan dalam memenuhi akuntabilitasnya.

Dengan penerapan sistem ini penanganan arsip dinamis dan statis dapat dikelola dari awal perencanaan, juga memenuhi tuntutan terhadap manajemen akan kecepatan dan ketepatan juga akan memudahkan aksessibilitas dan menjamin akuntabilitasnya.

Aplikasi sistem ini menempatkan arsiparis secara proporsional dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Manajemen pengamanan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance, juga membuka peluang kerjasama internasional akan lebih terbuka.

Penerapan kearsipan elektronik tidak hanya memerlukan political will yang sungguh – sungguh dari semua pimpinan instansi atau lembaga dimana sistem tersebut akan diterapkan, namun juga memerlukan dukungan perangkat keras dan perangkat lunak yang memadai, memerlukan SDM yang handal, tidak hanya arsiparis, namun juga para pengguna itu sendiri.

Sistem kearsipan elektronik akan memainkan peranan penting dalam mengintegrasikan administrasi kearsipan baik itu arsip aktif maupun arsip inaktif guna memwujudkan pengelolaan kearsipan yang akuntabel.

Sistem ini merupakan cara inovatif dari kearsipan nasional yang diharapkan dapat secara signifikan mengurangi biaya untuk pembuatan maupun maintenance administrasi penyelenggaraan pemerintahan. Peningkatan dan perluasan dalam kearsipan modern menciptakan banyak, konsekuensinya harus mengambil langkah – langkah yang bertujuan untuk mewujudkan kearsipan yang lebih efektif dan efisien.

Sistem ini memliki hubungan yang erat dengan masyarakat. Sistem ini diharapkan dapat memberi kontribusi melalui perbaikan – perbaikan dan peningkatan – peningkatan dalam kemajuan teknologi informasi dan turut mendukung banyak kegiatan yang berhubungan dengan cotrol social administration misalnya penggunaan organization chart dan file and case management, serta fasilitas registrasi juga untuk pengguna Batch Profiler, Smart Card, Software khusus untuk Tape Back-Up pada server dan lain – lain.

Didalam aplikasi modern terdapat modul management referensi berkas dan manajemen referensi sub berkas, modul ini berfungsi untuk membuat detail berkas atau sub berkas baru, yang berisikan informasi seperti kode etik, judul, klasifikasi, keamanan, kompartemen, tanggal penciptaan, daftar akses, status berkas, tindakan penyusutan akhir jadwal retensi arsip dan informasi lain yang terkait.

Kearsipan modern diarahkan untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan kaidah standar – standar kearsipan nasional  dan internasional sehingga dapat menciptakan sistem kearsipan yang efektif  dan efisien sebagai bagian dari sistem administrasi pemerintah yang bersih dan transparan. Dengan demikian sistem ini dapat menyelamatkan bahan – bahan bukti penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan.

Melalui implementasi kearsipan modern diharapkan penyelenggaraan kearsipan nasional dapat dilaksanakan lebih efektif dan efisien dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Pada sisi lain implementasi kearsipan modern merupakan upaya bangsa Indonesia agar tidak terasing dalam lingkungan dan pergaulan internasional untuk pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di bidang kearsipan.

Sumber :

  1. Arsip Nasional Republik Indonesia, ANRI
  2. Abubakar, Radi. 1997. Cara-cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta. Djambatan..
  3. Abubakar, Radi. 1991. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta. Djambatan.  
  4. Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta. Sinar Harapan.

Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan