KEWAJIBAN LEMBAGA KEARSIPAN


KEWAJIBAN LEMBAGA KEARSIPAN

Oleh : Ardiyus

Arsip dan Kegunaannya

Arsip bukan informasi biasa (Rusidi : 2015). Orang atau organisasi membuat informasi karena beberapa alasan. Menurut Sulistiyo-Basuki dalam buku Manajemen Arsip Dinamis (2003 ; 4-6) ada tujuh alasan seseorang atau lembaga menciptakan arsip  yaitu ;

  1. Alasan pribadi bahwa dalam kehidupan seseorang membutuhkan dokumen yang bermakna dalam kehidupannya seperti akte kelahiran, surat nikah, surat kematian dan lain sebagainya.
  2. Alasan sosial bahwa  manusia tidak dapat hidup sendiri melainkan bagian dari  masyarakat sosial sehingga untuk mendapatkan pengakuan, seseorang membutuhkan semacam kartu tanda penduduk atau kartu anggota organisasi yang diikutinya.
  3. Alasan ekonomis bahwa dalam kehidupan seseorang atau lembaga  yang memperoleh, mengelola, dan membelanjakan uangnya akan menghasikan rekaman data yang berguna bagi peorangan maupun lembaga yang bersangkutan.
  4. Alasan hukum bahwa lembaga pemerintah merupakan perekam informasi untuk  berbagai keperluan seperti untuk melindungi dan melayani masyarakat.
  5. Alasan instrumental bahwa merekam informasi dirancang untuk melaksanakan tugas tertentu seperti membuat gambar arsitektur guna merancang bangunan yang memenuhi syarat teknis tertentu.
  6. Alasan simbolis bahwa merekam informasi tidak selalu memiliki kepentingan praktis, ada kalanya kepentingan simbolis seperti arsip ijazah yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi ditulis dengan menggunakan bahasa yang mungkin tidak dipahami si penerima. Ijazah tersebut merupakan simbol keberhasilan seseorang mencapai jenjang akademis, dan
  7. Alasan demi pengembangan ilmu pengetahuan yaitu melalui penyebaran hasil penelitian yang berguna bagi orang lain khususnya para ilmuan.

Alasan lain selain 7 alasan yang telah disebutkan di atas adalah karena memenuhi peraturan perundangan yang berlaku. Seseorang atau lembaga melakukan pencatatan/pengadministrasian karena ia harus melaporkan atau mempertanggungjawabkan secara tertulis apa yang telah dikerjakan.

Oleh karena itu informasi  yang terkandung dalam  arsip pasti nyata, terpercaya, dan tidak terbantahkan.  Arsip merupakan bukti otentik pelaksanaan kegiatan/aktifitas  atau rekaman peristiwa maka arsip  tidak hanya berguna bagi pencipta saja tetapi juga diluar pencipta antara lain :

  1. Bagi organisasi arsip digunakan untuk bahan perencanaan, penilaian  dan pertanggungjawaban kinerja, evaluasi organisasi, pertanggungjawaban kinerja, dan penyelamatan aset.
  2. Bagi masyarakat  arsip digunakan untuk perlindungan hak (orang/badan), perlindungan hak atas kekayaan intelektual, penyelesaian sengketa/kasus, dan kepastian Hukum.
  3. Bagi negara arsip digunakan untuk ; penegakan hukum, perlindungan hak negara (nilai pajak, cukai, dll),  dan perlindungan wilayah.\

Selain itu arsip juga sebagai catatan sejarah yang berguna untuk meningkatkan wawasan Kebangsaan, cinta tanah air, dan nation and character Building.

Sehubungan dengan hal tersebut pemerintah mengatur penyelenggaraan kearsipan yang bertujuan untuk (UU Nomor 7 Tahun 2009 pasal 3) :

  1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perorangan,  serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
  2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
  3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan.
  4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip.
  5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
  6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
  7. Menjamin keselamatan  aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri  bangsa.
  8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfataan arsip.

Dalam rangka untuk mewujudkan tujuaan tersebut maka pemerintah membentuk lembaga kearsipan ditingkat pusat, daerah provinsi, daerah kabupaten/kota, maupun          di perguruan tinggi negeri sebagai penanggung jawab bidang kearsipan di wilayah masing-masing.

Lembaga Kearsipan dan Kewajiban

Luar biasa........... ! sebutan dimaksud menurut saya tidak terlalu berlebihan bila  disandang oleh lembaga kearsipan dimanapun berada baik di tingkat pusat, daerah provinsi, maupun di daerah kabupaten/kota, dilihat dari sisi tugas dan fungsinya. Lembaga kearsipan bukan hanya sebagai lembaga pembina kearsipan, pengelola arsip, tetapi juga sebagai lembaga penyelamat, pelestari, dan pelayan informasi.

Lima kewajiban dimaksud harus dilaksanakan oleh lembaga yang memiliki fungsi dibidang kearsipan, apapun nama lembaganya ;  apakah Dinas Arsip, Kantor Arsip atau digabung dengan bidang lain seperti perpustakaan, dokumentasi, data dan informasi sehingga nama lembaganya ; Dinas Perpustakaan dan Arsip, Dinas Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi, atau Kantor Arsip dan Pengolah Data Elektronik, dan lain sebagainya. Dengan segala  resikonya apakah lembaga kearsipan di daerah digabung dengan bidang lain atau tidak, Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 telah mengamanatkan bahwa pembinaan, pengelolaan, penyelamatan, pelestarian, dan pelayanan arsip atau informasi menjadi kewajiban lembaga kearsipan.

Kewajiban Pembinaan Kearsipan (UU 43/2009)

Lembaga kearsipan berkewajiban memberikan pembinaan kearsipan sesuai dengan daerah kewenangannya masing-masing. Bentuk pembinaan kearsipan disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan antara lain dapat berupa pendidikan dan pelatihan, bimbingan teknis, lomba kearsipan, sosialisasi, apresiasi, monitoring, dan lain sebagainya. Pembinaan kearsipan perlu dilakukan agar penyelenggaraan kearsipan pada setiap pencipta arsip sesuai dengan kaidah dan peraturan perundangan kearsipan sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan sampai pada pelestarian dan pelayanannya. Arsip Nasional RI berwenang membina kearsipan kepada pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip daerah provinsi arsip daerah kabupaten/kota, dan perguruan tinggi (psl 20 ayat 1). Arsip Daerah Provinsi berkewajiban membina kearsipan kepada pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kaabupaten/kota (psl 23 huruf b). Arsip Daerah Kabupaten/Kota wajib membina kearsipan kepada pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota (psl 25 huruf b). Arsip Perguruan tinggi wajib membina kearsipan  di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan (psl 28 huruf b).

Berkaitan dengan kewajiban pembinaan dimaksud maka lembaga kearsipan wajib membuat regulasi atau pedoman kearsipan sehingga  ada kemudahan dan keseragaman dalam pelaksanaan sekaligus pengawasan. Beberapa pedoman kearsipan yang harus dibuat antara lain :

  1. Pedoman tata naskah dinas.
  2. Pedoman klasifikasi arsip.
  3. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
  4. Jadwal retensi arsip.
  5. Pedoman pengelolaan arsip dinamis (pengurusan, surat, penataan berkas, pemeliharaan dan perawatan, penggunaan arsip, penyusutan arsip).
  6. Pedomanan pengelolaan arsip  statis (akuisisi arsip, pengolahan arsip, preservasi, akses dan layanan).
  7. Standarisasi sarana kearsipan.Pedoman alih media arsip.
  8. Pedoman pembinaan kearsipan
  9. Pedoman Arsip Vital.
  10. dll

Kewajiban Pengelolaan Arsip

Arsip yang dikelola oleh lembaga kearsipan terdiri dari dua jenis yaitu ; arsip inaktif dan arsip statis. Arsip inaktif merupakan arsip yang masih digunakan untuk kepentingan operasional pencipta meskipun prekwensi penggunaannya telah menurun. Khusus arsip inaktif yang retensinya minimal 10 tahun pengelolaannya menjadi kewenangan lembaga kearsipan karena secara umum arsip yang beretensi sekurang-kurangnya 10  tahun memiliki ‘nilai lebih’ dan berpotensi menjadi arsip permanen sehingga pengelolaannya juga harus secara ‘lebih’  pula. Arsip Nasional RI berwenang mengelola arsip inaktif yang berasal dari lembaga negara sebagaimana diatur dalam pasal 59 UU Nomor 43 Tahun 2009 ; “ Lembaga negara dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit depot penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI”. Arsip Daerah Provinsi berkewajiban mengelola arsip inaktif  yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi (psl 60 huruf b). Arsip Daerah Kabupaten/Kota wajib mengelola arsip inaktif yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota (psl 61 huruf b). Lembaga kearsipan perguruan tinggi  wajib mengelola arsip inaktif yang berasal dari satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan (psl 62 huruf b).

Arsip permanen adalah arsip yang keberadaanya harus dipertahankan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai bukti dan sumber informasi bagi generasi sekarang dan dimasa-masa yang akan datang. Oleh karenanya arsip dimaksud dikelola secara khusus oleh lembaga yang khusus pula yaitu lembaga kearsipan. Arsip Nasional RI berwenang mengelola arsip  statis yang berskala nasional yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perseorangan (psl 19 ayat 2). Arsip Daerah Provinsi berkewajiban mengelola arsip statis yang diterima  dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi, lembaga negara di daerah provinsi dan kaabuapten/kota, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dana perseorangan (psl 22 ayat 4). Arsip Daerah Kabupaten/Kota wajib mengelola arsip statis yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota, desa atau yang disebut dengan nama lain, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dana perseorangan (psl 24 ayat 4).  Lembaga kearsipan perguruan tinggi  wajib mengelola arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi (psl 27 huruf b).

Kewajiban Penyelamatan Arsip

Lembaga Kearsipan berkewajiban menyelamatkan arsip terhadap arsip yang terkena bencana baik bencana alam, bencana sosial, perang, tindakan kriminal, serta tindakan kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase,dan terorisme. Selain itu lembaga kearsipan juga wajib menyelamatkan arsip milik lembaga atau satuan kerja perangkat daerah yang digabung dan/atau dibubarkan (psl 34 dan 35).

Kewajiban menyelamatkan arsip baik karena bencana atau perubahan kelembagaan bukan pekerjaan yang mudah dan ringan karena berpacu dengan waktu. Apabila lembaga kearsipan tidak cepat dan tidak cekatan maka akan menderita kekalahan. Tidak sedikit arsip yang hilang karena bencana dan perubahan kelembagaan karena keterbatasan kemampuan sumber daya kearsipan lembaga kearsipan baik yang berupa sumber daya manusia, sarana, prasarana, maupun biaya.

Ketika terjadi bencana alam misalnya, karena lembaga kearsipan tidak memiliki anggaran untuk penyelamatan maka tidak bisa segera bertindak. Faktor lain yang menghambat tindakan penyelamatan arsip ketika terjadi bencana adalah adanya larangan memasuki daerah bencana. Hanya organisasi atau orang tertentu yang boleh memasuki daerah bencana dengan pertimbangan keamanan dan keselamatan. Lembaga kearsipan sampai sekarang belum memiliki ‘kartu bebas” untuk keluar masuk daerah/lokasi yang terkena bencana. Oleh kaaraena itu diperlukan koordinasi dengan lembaga yang sudah memiliki ‘kartu bebas’ untuk salaing membantu, seperi PMI (Palang Merah Indonesia) atau Relawan yang lain untuk ikut menyelamatkan arsip atau minimal ‘menarik’ tangan lembaga kearsipan untuk dapat masuk di daerah bencana.  Pasal 34 ayat (6) Undang – Undang Nomor  43 Tahun 2009  dinyatakan sebagai berikut ; “Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh pencipta arsip, arsip  daerah provinsi, dan/atau arsip daerah kabupaten/kota yang  berkoordinasi dengan BNPB (Badan Nasional Penanggulangan Bencana)”. Kemudian ketika terjadi pembubaran lembaga. Tidak sedikit arsip yang ikut “bubar” entah kemana.

Kewajiban Melestarikan Arsip.

Arsip permanen adalah arsip yang digunakan selamanya-lamanya untuk kepentingan masyarakat, bangsa  dan negara. Oleh karena itu harus dijaga kelestariannya baik fisik maupun informasinya dari kerusakan.  Antara media dan informasi arsip ibarat dua sisi mata uang, tidak dapat dipisahkan. Apabilla fisiknya rusak maka rusak pula informasinya. Maka melestarikan fisik arsip sama artinya melestarikan informasi yang terkandung didalamnya dan begitu pula sebaliknya.

Ada beberapa cara untuk melestarikan arsip. Selain memelihara arsip secara rutin seperti menempatkan arsip pada tempatnya, menjaga ruang simpan arsip agar tetap kondusif, mengatur peminjaman dan penggunaan, juga dapat melalui alih media arsip.

Kewajiban Melayankan Arsip

Arsip statis merupakan arsip yang bersifat terbuka artinya dapat digunakan oleh siapapun sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku. Pengguna arsip dapat berasal dari mana saja baik lembaga maupun perorangan, dari dalam negeri maupun orang asing, dengan berbagai ragam latar belakang pendidikan, budaya, ekonomi, dan lain sebagainya. Oleh karenanya profesionalisme dalam memberikan layanan kearsipan harus diutamakan untuk kepuasan pelanggan..

Layanan dapat diberikan secara manual maupun elektronik dan tetap mempertimbangkan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamataan arsip. Selain itu juga harus mempertimbangkan sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Kewajiban lain lembaga kearsipan

Untuk mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 bukan pekerjaan yang gampang. Lembaga Kearsipan harus berkerja keras karena di lembaga tersebutnya  ‘Nasib’ kearsipan indonesia.

Masalah kearsipan tidak hanya menjadi urusan lembaga-lembaga pemerintah. Setiap orang atau sesederhana apapun organisasi tidak dapat terlepas dari arsip. Maka yang namanya arsip ia akan ada dimana-mana. Sehingga setiap orang maupun organisasi harus memahami dan menyadari akan arsip pentin arsip. Oleh karena itu lembaga kearsipan juga harus :

  1. Menggiatkan sosialisasi kearsipan guna mewujudkan masyarakat sadar arsip yang ditujukan kepada ; lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, melalui kegiatan pendidikan, pelatihan, bimbingan, penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai saranan media komunikasi dan informasi.
  2. Menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat.

Diperlukan Sumberdaya Kearsipan Yang Memadai

Seringan apapun pekerjaan apabila tidak didukung dengan sumber daya yang di perlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan maka pekerjaan tersebut tidak akan terselesaikan. Apalagi pekerjaan yang besar dan berat seperti yang diemban oleh lembaga kearsipan yaitu membina kearsipan, mengelola arsip inaktif dan arsip statis, menyelamatkan arsip dari kehancuran akibat bencana maupun kehilangan akibat penggabungan dan/atau pembubaran kelembagaan, melestarikan arsip sebagai bukti sejarah dan sumber informasi, serta melayankan arsip untuk berbagai keperluan seperti penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan dan lain sebagainya.

Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya, lembaga kearsipan membutuhkan sumber daya yaitu ;.

  1. Organisasi kearsipan. Terlepas dari nama lembaga kearsipan, apakah digabung dengan bidang lain atau tidak seperti digabung dengan bidang perpustakaan karena serumpun, keberadaan atau pembentukan unit-unit kerja dalam lembaga kearsipan akan memberikan kontribusi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga. Pembentukan atau penamaan unit-unit kerja dalam lembaga kearsipan harus mempertimbangkan tugas dan fungsi lembaga yaitu sebagai lembaga pembina, pengelola arsip inaktif dan arsip statis, penyelemat, pelestari dan pelayan informasi. Pembatasan yang tegas antara ketugasan tiap unit melalui panamaan unit yang jelas harus diperhatikan guna menghindari terjadinya ‘tumpang tindih’ dalam pelaksanaan kegiatan.
  2. Sumber daya manusia. Manusia merupakan salah satu sumber daya yang harus ada di setiap organisasi. Sumber daya ini sangat penting karena ia sebagai penggerak sumber daya-sumber daya yang lain. Bahkan apabila organisasi tidak didukung dengan sumber daya manusia  yang handal dan profesional maka akan mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan. Sebagai lembaga teknis, lembaga kearsipan membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dan kemauan untuk berkerja keras menjalankan tugas dan fungsi lembaga.  Bukan sebaliknya, sebagai tempat ‘penampungan pegawai yang tidak berdaya’ sehingga tidak memiliki semangat untuk bekerja apalagi berkarya. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 pasal 147, Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan terdiri dari 3 (tiga) yaitu ; Pejabat struktural di  bidang kearsipan, Arsiparis, dan Pejabat fungsional Umum. Keberadaan pejabat fungsional arsiparis di lembaga kearsipan satu hal yang tidak dapat ditawar. Tanpa keberadaan arsiparis lembaga kearsipan tidak akan dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan maksimal. Begitu pula apabila para pejabat struktural dilembaga kearsipan tidak memiliki bekal pengetahuan kearsipan yang cukup juga akan menjadi hambatan bagi lembaga dalam mengemban amanat undang-undang kearsipan.
  3. Prasarana dan sarana. Prasarana dan sarana yang harus dimiliki oleh lembaga kearsipan meliputi ; gedung, ruangan, dan peralatan kearsipan. Pengadaan srasarana dan sarana dimaksud  harus memperhatikan lokasi, konstruksi, tata runag, ruang penyimpanan, dan spesifikasi peralatan pengelolaan arsip.
  4. Dana atau anggaran. Dana yang harus disediakan oleh lembaga kearsipan untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsinya meliputi ; dana perumusan dan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip, penelitian dan pengembangan, pengembangan sumber daya manusia, penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan, penyediaan jaminan kesehatan, tambahan tunjangan SDM Kearsipan, pernyediaan prasarana dan sarana, pelindungan dan penyalamatan arsip akibat bencana yang meliputi pencegahan bencana,  penyelamatan dan pemulihan akibat bencana, penyelamatan arsip  lembaga yang di gabung dan / atau di bubarkan, serta dana untuk penghargaan dan /atau imbalan kepada anggota masyarakat atau  lembaga yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dana penyelamatan  arsip serta penyerahan arsip yang termasuk dalam kategori Daftar Pencarian Arsip.

Kesimpulan

Menjalankan tugas sebagai lembaga pembina, pengelola, penyelamat, pelestari, dan pelayan informasi bukan pekerjaan yang ringan. Namun demikian apabila didukung dengan sumber daya yang memadai, semua permintaan kebutuhan  dipenuhi, maka lembaga kearsipan  akan mampu mengemban tugas dan fungsinya dengan baik.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Rusidi, Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah, Yogyakarta,  Penerbit Deepublish (CV Budi Utama), 2015

Sulistiyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta, PT Gramedia Pustaka Utama, 2003

Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan