DIGITALISASI ARSIP DINAMIS MUNGKINKAH ?


SEJARAWAN DAN ARSIP 

Oleh: Encep Supriatna

 

 

Mendengar istilah arsip, bukan hal aneh bagi kita karena stiap membuat surat atau dokumen penting lainnya kita senantiasa ditagih arsipnya oleh pihak arsiparis. Di era revolusi industri 4.0  yang ditandai dengan kemjuan teknologi dan kecepatan informasi maka data-data penting dapat tersimpan dalam bentuk big data. Salah satu yang telah dikembangkan dan bahkan sudah diimplementasikan tentang kearsipan digital adalah Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Di beberapa Universitas termasuk di Universitas Pendidikan Indonesia SIKD ini mulai diterapkan, artinya lalu lintas surat menyurat tidak lagi dikirim secara fisik, untuk ditindaklanjuti tetapi dikirim secara elektronik melalui aplikasi SIKD ini.

Ada banyak  keunggulan dan juga kelemahan dalam implementasi SIKD ini keunngulannya, adalah pengiriman surat menjadi lebih cepat, paper less, tidak membutuhkan kurir, analisas dan penela’ahan surat bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun oleh pihak yang diberi surat, adapun kelemahannya antara lain, pihak yang dikirim surat harus sering membuka laman SIKD untuk melihat adakah surat masuk, kedua kalau pimpinan sibuk tetap staf harus mengingatkan pimpinan untuk, setiap pemegang arsip harus memiliki username dan password dan dapat diganti secara reguler, kalau username dan password lupa ini juga menjadi repot karena akan memperlambat kinerja sistem.

Secara umu alur penggunaan SIKD ini bisa dimulai dari registrasi naskah masuk dipergunakan untuk mendaftarkan arsip atau naskah yang diterima oleh bagian persuratan atau bagian umum kedalam aplikasi SIKD. Sumber arsip atau naskah yang diregistrasikan pada menu ini adalah arsip atau anskah yang berasal dari luar instansi, akun yang digunakan yaitu pencatat surat, registrasi naskah masuk dilakukan oleh staf pencatat surat. Kemudian domain standar yang adala dalam tampilan SIKD antara lain memuat, Jenis naskah, tanggal naskah, nomor asal naskah, nomor agenda, perihal, asal naskah, berkaskan, kepada dan tembusan.

Di Pemerintahan sistem informasi kearsipan dinamis ini memiliki nama yang berbeda yaitu Sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE) yang pada intinya sama terkait dengan surat-menyurat secara elektronik, pendaftaran, perumusan hasil, penerbitan sertfikat seperti di Kemenkumham misalnya untuk menerbitkan sertifikat Hak Kekayaan Intelektual (HAKI) pemohon tidak perlu datang ke kanwil kemenkumham tetapi cukup membuka laman website kantor kemenkumham, lalu mencari laman dirjen dimaksud, dan mengisi form pengusulan HAKI atau Paten secara online, setelah itu nanti pemohon akan mendapat username dan pasword dari admin di kemenkumham setelah itu login dan mengisi form biodata pengusulan HAKI atau Paten, dan membayar kontribusi sesuai tarif melalui transfer di Bank yang ditunjuk pemerintah dan dalam waktu seminggu sertifikat HAKI dan Paten akan terbit. 

Kembali ke sistem informasi kearsipan dinamis ini intinya berbasis web, untuk menggunakan aplikasi ini harus memlalui aplikasi web browser, beberpa browser yang digunakan untuk membuka SIKD antara lain; Mozilla Firefox, dan Google Chrome, langkahnya penggunaannya sangat sederhana yaitu dengan cara mengaktifkan browser yang terdapat di desktop dengan melakukan double klik icon Mozilla Firefox atau Google Chrome atau klik start all programmme, kemudian pilih Mozillah firefox. dari registrasi naskah masuk dipergunakan untuk mendaftarkan arsip atau naskah yang diterima oleh bagian persuratan atau bagian umum kedalam aplikasi SIKD, untuk registrasi surat keluar dipergunakan untuk mendaftarkan arsip atau naskah yang akan dirimkan oleh unit kerja kepada unit kerja lain di Lingkungan isntansi pemerintah atau swasta ke dalam apliaksi SIKD. 

Akun yang digunakan adalah pejabat struktural unit kerja yang memproses naskah keluar tersebut. Untuk memproses sebuah surat masuk untuk kemudian jadi arsip di form SIKD untuk menindaklanjutinya ada beberapa icon antara lain seperti teruskan surat, mengirim nota dinas, disposisi, dan ubah metadata. Selain itu juga dapat melihat tindak lanjut masuk, lihat digital file, histori naskah, meta data, status pemberkasan. 

Berikut penjelasan singkat beberapa menu yang ada  antara lain, kembali artinya surat atau arsip dipergunakan untuk kembali ke menu sebelumnya, teruskan artinya dipergunakan untuk meneruskan surat masuk, Nota dinas dipergunakan untuk melakukan balasan dalam bentuk nota dinas, disposisi dipergunakan untuk membuat disposisi terhadap surat yang masuk, ubah meta data artinya arsip dipergunakan untuk merubah metadata surat masuk, tindaklanjut masuk dipergunakan untuk melihat tindaklanjut surat masuk, histori naskah dipergunakan untuk melihat posisi akhir surat berada di unit kerja mana (tracking) meta data artinya surat dipergunakan untuk melihat meta data surat yang telah masuk dan status pemberkasan artinya surat dipergunakan untuk membuat berkas baru dan atau memindahkan berkas. Setelah sebuah surat atau arsip ini selesai ditindaklanjuti, pejabat yang berhak menutup berkas adalah pejabat yang memiliki surat digital lengkap dengan cara mengklik tab berkas, kemudian berkas unit kerja, dan klik icon tutu berkas, maka dengan dmeikian surat tersebut sudah terarsipkan secara otomatis di domain operator arisp tiap unit kerja yang adal di sebuah instansi kerja., jadi mengacu pada tulisan di atas apakah digitalisasi arsip dinamis memungkinkan dilakukan, maka jawabannya sangat memungkinkan.

Sumber: Petunjuk Pemakaian Aplikasi SIKD Menu Pengguna, UPI tahun 2019.

 

 

 

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan