PENYELAMATAN ARSIP VITAL MASYARAKAT PASCA DAN PRA BENCANA SEBAGAI UPAYA MENJAMIN HAK KEPERDATAAN MASYARAKAT


PENYELAMATAN ARSIP VITAL MASYARAKAT

PASCA DAN PRA BENCANA SEBAGAI UPAYA MENJAMIN

HAK KEPERDATAAN MASYARAKAT

OLEH : SRI HARTATIK, Sos

Arsiparis Muda DPAD Kota Cilegon

 

Ada pepatah “Arsip tertata memori terjaga“ ungkapan tersebut bukan hanya slogan tapi mengandung makna bahwa sebuah kenangan atau rekam jejak yang hilang akan berakibat pada raibnya bukti-bukti sebuah perjalanan atau peristiwa. Arsip merupakan memori dari tahapan proses tersebut sehingga tidak menutup kemungkinan hilangnya sebuah memori akan hilang juga sebuah informasi, padahal informasi akan bercerita  bagaimana dan kapan proses itu terjadi. Bukti-bukti perjalanan, perjuangan, kegiatan akan tersaji berupa lembaran-lembaran kertas, foto, rekaman, video dll. Sudah saatnya memori-memori perjalanan, peristiwa dan  perjuangan bangsa sebagai simbol kekayaan dan kejayaan bangsa kita selamatkan bersama. Menurut Undang-undang kearsipan Nomor 43 tahun 2009 yang dimaksud arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga negara , pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Berdasarkan alasan tersebut kita sebagai ASN selaku penyelenggara pemerintah dan masyarakat harus sadar akan pentingnya penyelamatan arsip.

Menggerakkan masyarakat untuk tertib kearsipan, merupakan sebuah visi besar yang tidak mudah dilakukan akan tetapi menjadi kewajiban yang harus secara terus menerus dilaksanakan bagi kita insan kearsipan. Salah satu misi yang akan dijalankan dalam rangka mewujudkan tertib kearsipan dimasyarakat adalah dengan melakukan penyelamatan arsip vital keperdataan masyarakat. Arsip keperdataan yang berupa arsip tentang kelahiran, kelulusan, kepemilikan aset, Hubungan keluarga , kematian, prestasi adalah arsip masyarakat yang harus tersimpan dan tersaji secara utuh dan autentik. Arsip keperdataan berupa surat kelulusan merupakan bukti bahwa seseorang telah menjalankan pendidikan dan dinyatakan lulus. Arsip kelahiran berupa surat akte lahir merupakan bukti bahwa seseorang telah dilahirkan dari sepasang suami istri dan diakui oleh hukum sebagai warga negara indonesia. Arsip Keperdataan kepemilikan aset seperti sertifikat, BPKB dll merupakan bukti bahwa aset sah dimiliki oleh nama yang tertera di berkas arsip aset atau pemilik dari berkas aset tersebut. Arsip Prestasi merupakan arsip tentang penghargaan atas jasa atau keberhasilan yang telah diraih. Arsip-arsip ini tidak akan terganti jika hilang ataupun rusak sehingga harus dicarikan langkah atau solusi bagaimana cara memberikan perlindungan. Mengingat sangat pentingnya arsip ini sudah saatnya masyarakat sadar akan pentingnya melakukan penyelamatan terhadap arsip keperdataan tersebut.

Belajar dari peristiwa  banjir, gempa,tsunami, ataupun kebakaran yang pernah melanda wilayah Propinsi Banten seperti banjir bandang tahun 2018 di Cilegon( merendam 3 Kelurahan yaitu kalitimbang, Cibeber dan kedaleman),  Tsunami di selat sunda yang menerjang 10 Kecamatan ( Carita, panimbang,semur, labuan, menes, cibaliyung, jibut, cinangka,pagelaran dan Cigeulis), Banjir di daerah lebak pada akhir mei 2019 tentunya jadi pelajaran berharga untuk kita renungi. Langkah penyelamatan untuk korban pasti sudah dilakukan dengan baik oleh pemerintah, akan tetapi bagaimana penyelamatan terhadap arsip keperdataan masyarakat yang hanyut terbawa arus, kotor akibat lumpur, robek karena terkena air dan kondisi lainya. Menghadapi permasalah ini tentunya kita harus mencarikan solusi bagaimana memberikan penanganan terhadap arsip yang telah rusak dan bagaimana cara mengantisipasi penyelamatan arsip jika bencana terjadi lagi.

Description: Banjir Cilegon Description: IMG-20190527-WA0009 Description: IMG-20190527-WA0008

Gb. Foto Banjir di Kecamatan Cibeber Cilegon Th. 2018, Tsunami diselat Sunda Th. 2018 dan Banjir Bandang di Rangkas Bitung Th. 2019

 

Menindaklanjuti akan permasalahan yang timbul akibat banjir yang telah melanda kecamatan Cibeber Kota Cilegon, Pemerintahan Kota Cilegon melalui DPAD membuat langkah dengan melakukan kegiatan restorasi arsip untuk arsip vital keperdataan masyarakat yang telah terdampak dan pengalihmediaan arsip vital yang belum terdampak sebagai upaya antisipasi. Tindakan ini diambil mengingat rentannya wilayah cilegon terhadap bencana alam. Program kerja yang telah dan akan disusun oleh DPAD tentunya harus ada manfaat untuk  internal dan eksternal. Manfaat internal yaitu bagaimana DPAD dapat menjadi pembina dan pendamping dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan kaedah, prinsip dan standart kearsipan perangkat daerah. Manfaat eksternal yaitu bagaimana program DPAD dapat merangkul kepentingan masyarakat menyangkut urusan kearsipan sehingga keberadaan DPAD benar-benar membantu masyarakat. Dengan manfaat ini masyarakat merasakan DPAD hadir ditengah-tengah mereka yang senantiasa siap membantu dalam hal menjamin hak keperdataan masyarakat.

Berdasarkan letak geografisnya, Kota Cilegon berada dibagian paling ujung sebelah Barat Pulau Jawa dan terletak pada posisi : 5°52'24" - 6°04'07" Lintang Selatan (LS), 105°54'05" - 106°05'11" Bujur Timur (BT). Secara administratif wilayah berdasarkan UU No.15 Tahun 1999 tentang terbentuknya Kotamadya Daerah Tingkat II Depok dan Kotamadya Daerah Tingkat II Cilegon pada tanggal 27 April 1999. Cilegon memiliki wilayah yang relatif landai di daerah tengah dan pesisir barat hingga timur kota, tetapi di wilayah utara cilegon topografi menjadi berlereng karena berbatasan langsung gunung batur, sedangkan di wilayah selatan topografi menjadi sedikit berbukit-bukit terutama wilayah yang berbatasan langsung dengan Kecamatan Mancak (Sumber :Wikipedia). Bencana tentunya tidak ada yang menginginkan akan tetapi berkenaan dengan keberadaan Gunung Anak krakatau dan letak posisi dekat dengan laut menjadikan wilayah Cilegon untuk mawas diri karena tidak menutup kemungkinan bencana tsunami, gempa, banjir bahkan kebakaran akan terjadi. Kejadian banjir juga dimungkinkan terjadi akibat luapan sungai atau saluran air karena tidak terbangun dan terpelihara dengan baik. Menyikapi keadaan wilayah yang rawan dengan bencana dan telah terbukti dengan terjadinya bencana banjir diakhir tahun 2018 di titik wilayah Cilegon (Kecamatan Cibeber) , DPAD memunculkan ide berupa penyelamatan arsip vital yang terdapak banjir (pacsa bencana) dan program antisipasi penyelamatan arsip sebelum bencana terjadi (Pra bencana).

No

Kecamatan

Kelurahan

Jumlah RW

Jumlah RT

Arsip yang akan dialihmediakan

 

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

1.

Ciwandan

6

28

121

Arsip Perkawinan, hubungan keluarga, kelulusan, kepemilikan aset, kehamilan, kelahiran, prestasi dll

2.

Citangkil

7

52

187

3.

Pulomerak

4

27

132

4.

Purwakarta

6

40

127

5.

Grogol

4

27

102

6.

Cilegon

5

30

105

7.

Jombang

5

43

172

8.

Cibeber

6

37

159

 

 

43

284

1.105

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sumber : BPS, Cilegon dalam Angka

Untuk tahap awal DPAD akan memprioritaskan penyelamatan arsip vital milik masyarakat, dengan cara menduplikasi atau mengalihmediakan arsip-arsip vital masyarakat seperti Ijasah, Surat Nikah, Nilai Raport,Akte kelahiran, rekam USG, Sertifikat dll. Hasil dari alihmedia akan diolah berbentuk soft copy, hardcopy dan penyusunan daftar berkas arsip vital. Untuk penyimpanan menggunakan metode perlindungan DISPERSAL (pemencaran) ke beberapa lokasi misalnya kelurahan, kecamatan, DPAD bahkan ke DKP Provinsi Banten tentunya untuk akses ada ketentuan tertentu atau berdasar SOP yang berlaku. Pendispersalan ini dimaksudkan jika wilayah tertentu terkena bencana berikut tempat penyimpanan yang akan berakibat rusak atau hilangnya arsip keperdataan, maka arsip yang rusak atau hilang tersebut dupilkasinya dapat ditemukan di tempat penyimpanan yang lainnya. Dalam rangka menjamin keamanan fisik arsip tentunya digunakan peralatan khusus (Vaulting) seperti Roll’Opac, Filling Kabinet, Lemari besi, Lemari tahan api dll.

          Description: IMG-20190527-WA0020 Description: IMG-20190527-WA0021 Description: PuspitaKusumawardani - 19B. Th2015 Diklat Kepemimpinan IV (DIKLATPIM IV) (depan)

Gb. Contoh Arsip Keperdataan Masyarakat

Untuk arsip yang telah terdampak banjir kami sudah melakukan restorasi berupa pembersihan arsip dari kotoran, lumpur, dan jamur yang selanjutnya dilakukan laminasi. Proses restorasi dilakukan oleh arsiparis DPAD dengan mendapatkan tutorial, bahan dan  peralatan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Apa yang telah dilakukan oleh DPAD telah sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Cilegon Nomor 8 Tahun 2017 pasal 65 yang menyebutkan “ Dalam hal terjadi bencana alam, DPAD dan pencipta arsip dapat melakukan perlindungan dan penyelamatan arsip dengan berkoordinasi dengan BPBD dan Instansi terkait. Dalam hal ini DPAD Kota Cilegon berkoordinasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

   Description: 20190510_132716 Description: DSC_1876 Description: DSC_1881 

   Gb. Foto Kondisi Arsip Pasca Banjir, Tutorial Restorasi ANRI ke Arsiparis DPAD, Tim Restorasi     ANRI, Kepala Bidang dan Seksi Kearsipan, dan Arsiparis DPAD

  

 Ide ini juga merupakan langkah dalam menjalankan amanah Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 56 ayat 1 dan 2 yang menyebutkan bahwa “Lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital melalui kegiatan identifikasi, perlindungan dan pengamanan serta penyelamatan dan pemulihan”. Untuk mekanisme proses yang akan dilakukan melalui sosialisasi program, dan pelaksanaan dengan sistem menunggu bola ( masyarakat datang ke kelurahan) dan sistem jemput bola (Tim mendatangi warga masyarakat). Masyarakat berhak untuk dijamin hak keperdataannya  jika suatu saat bencana alam benar-benar terjadi yang akan mengakibatkan arsip keperdataan masyarakat rusak atau hilang.

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan