PENGELOLAAN ARSIP VITAL HARUS MENDAPAT PERHATIAN KHUSUS


PENGELOLAAN ARSIP VITAL HARUS MENDAPAT PERHATIAN KHUSUS

Oleh : Ardiyus

Menurut Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Tidak ada satupun Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang tidak memiliki arsip. Selama OPD masih bertuan dan beraktifitas maka arsip akan terus tercipta. Karena lahirnya arsip bersifat natural, apa adanya, tanpa rekayasa, alamiah, dan otomatis. Ketika OPD masih menjalankan visi misinya yang dijabarkan dalam bentuk program dan kegiatan maka dengan sendirinya akan tercipta dokumen-dokumen administrasi baik berupa tulisan, gambar, suara, maupun gabungan antara tulisan, gambar dan suara. Seluruh dokumen rekaman kegiatan itulah yang disebut dengan arsip.

Dalam pengelolaan kearsipan salah satu yang perlu diperhatikan keberadaanya yaitu arsip vital. Arsip yang harus mendapatkan perhatian khusus dari semua pihak bukan hanya tingkat provinsi tapi juga kabupaten/kota, kecamatan hingga kelurahan.

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip vital merupakan informasi terekam baik dalam bentuk media kertas maupun non kertas yang sangat penting sekali keberadaannya untuk daerah maupun Negara yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan) instansi.

“Apabila dokumen/arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak”.

Adakalanya arsip untuk slalu disimpan dalam bentuk cetakan. Sebab data atau arsip yang tersimpan dalam perangkat komputer belum tentu bisa dijamin keamanannya.

Terkadang kita slalu beranggapan atau menganggap bahwa data yang sudah dimasukkan kedalam komputer, dalam suatu sistem sudah di anggap aman, padahal belum tentu. Dokumen harus juga di backup secara manual dan itu harus terdata dengan baik sebagai arsip,”.

Diharapkan agar instansi pemerintah bisa mencontoh perusahaan swasta yang memiliki pengelolaan arsip yang lebih baik. Selain pendataannya teratur, perusahaan swasta memprioritaskan ruang khusus sebagai tempat pengelolaan arsip.

Kondisi yang dinilainya jauh berbeda dengan instansi pemerintah. Ruang arsip dikesampingkan dengan lebih memprioritaskan ruang kerja pegawai. Bahkan di beberapa kantor, ruang arsip dialih fungsikan menjadi gudang.


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan