ARSIP DINAMIS DAN KEWAJIBAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH


ARSIP DINAMIS DAN KEWAJIBAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH

Oleh : Ardiyus, S.Sos

Tidak ada satupun Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang tidak memiliki arsip. Selama OPD masih bertuan dan beraktifitas maka arsip akan terus tercipta. Karena lahirnya arsip bersifat natural, apa adanya, tanpa rekayasa, alamiah, dan otomatis. Ketika OPD masih menjalankan visi misinya yang dijabarkan dalam bentuk program dan kegiatan maka dengan sendirinya akan tercipta dokumen-dokumen administrasi baik berupa tulisan, gambar, suara, maupun gabungan antara tulisan, gambar dan suara. Seluruh dokumen rekaman kegiatan itulah yang disebut dengan arsip.

Oleh karena itu dengan sendirinya pula jumlah rekaman yang tercipta sangat dipengaruhi oleh banyak sedikitnya kegiatan yang dilakukan OPD. Semakin banyak kegiatan maka akan semakin banyak arsip atau dokumen yang tercipta. Begitu pula jenis dokumen juga dipengaruhi oleh ragam kegiatan yang dilakukan. Kegiatan pembangunan gedung yang dikerjakan oleh Dinas Pekerjaan Umum dapat dipastikan akan melahirkan arsip bukan saja dalam bentuk kertas seperi dokumen lelang, tetapi juga gambar teknik, kearsitekturan, maupun foto. Termasuk pula media rekam dokumen yang digunakan juga tergantung pada tingkat kemajuan teknologi informasi. Sebelum lahir komputer, informasi terekam/direkam dalam media kertas dengan menggunakan alat mesin ketik sehingga tidak dikenal alat yang bernama disket atau flashdisk apalagi arsip elektronik. Tetapi setelah ada komputer media rekam arsip berubah berupa disket. Dan tidak lama kemudian media disket menghilang berganti dengan flashdisk. Keadaan seperti ini akan terus berjalan seiring dengan perkembangan teknologi informasi.

Apapun media rekam yang digunakan oleh OPD, tidak akan merubah arti penting dari arsip itu sendiri. Bahwa arsip tetap merupakan rekaman informasi kegiatan organisasi. Sebagai rekaman informasi kegiatan maka arsip merupakan pusat ingatan, bahan pengambilaan keputusan, bahan perencanaan, bukti kinerja, bukti transaksi, bahan pertanggungjawaban organisasi, memori organisasi, bukti prestasi organisasi sekaligus prustasi/kegagalan yang pernah dialami. Ringkasnya arsip merupakan potret kehidupan sebuah organisasi, bagaimana sebuah organisasi menjalankan visi misinya, apa yang telah diraihnya, hambatan apa saja yang pernah terjadi dan bagaimana mengatasi berbagai masalah yang dihadapi, apa saja yang telah dimiliki, bagaimana cara memperolehnya, apa suka dan dukanya, dan lain sebagainya.

Oleh karenanya arsip menduduki posisi penting dalam organisasi karena arsip akan mampu menjawab dengan, tepat, tegas dan jelas semua pertanyaan dan permasalahan yang datang setiap saat tanpa tersekat oleh waktu. Tanpa pamrih arsip akan melindungi hak-hak organisasi, maupun warga negara secara jujur, apa adanya.

Memahami akan kedudukan arsip dalam organisasi tersebut maka tidak ada alasan bagi pencipta untuk tidak peduli dengan arsip yang telah diciptakan apalagi menyia-nyiakan. Organisasi yang tidak peduli terhadap arsipnya ibarat dalam sebuah keluarga, orang tua menyia – nyiakan anaknya yang telah dilahirkan dengan susah payah atau sebaliknya anak menyia-nyiakan orang tua yang telah melahirkan dan membesarkannya atau sesama saudara saling menyia-nyiakan. Maka yang akan didapat adalah kerugian yang besar bukan hanya dalam jangka pendek tetapi juga jangka panjang sampai ke anak turun berikutnya. Begitu pula dengan arsip, apabila organisasi pencipta menyia-nyiakan arsipnya yang rugi tidak hanya organisasi sendiri seperti kesulitan dalam pengambilan keputusan karena ketidaktersediaan arsip, bahkan terjadinya pengambilan keputusan yang tidak tepat yang disebabkan oleh terbatasnya data dan informasi (arsip), hilangnya hak-hak anggota organisasi, kalah dalam berbagai urusan, dan lain sebagainya.

Selain arsip digunakan untuk kepentingan pencipta, juga digunakan oleh masyarakat, karena sebagian arsip yang dimiliki organisasi juga menjadi haknya warga negara yaitu arsip-arsip yang memiliki nilai guna informasional dan kebuktian yang bermanfaat untuk bahan penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan, sumber informasi dan inspirasi. Arsip sebagai bukti dan sumber informasi tidak hanya akan membuat orang menjadi tahu yang sebenarnya terjadi pada masa lampau tetapi lebih dari itu arsip juga dapat menjadikan orang bersikap lebih bijak karena mengetahui informasi yang sebenarnya sehingga tidak mudah menyalahkan, tidak kagetan/gumunan terhadap berbagai peristiwa yang terjadi karena apa yang terjadi pada saat ini umumnya dulu juga pernah terjadi, dan arsip akan mampu menjadikan orang semakin mencintai bangsa dan negara. Oleh karena itu tidak ada alasan bagi organisasi pencipta untuk tidak mengelola arsipnya dengan baik.

Kearsipan adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan arsip, sehingga berbicara kearsipan tidak hanya berbicara arsip itu sendiri tetapi juga berbagai sumber daya kearsipan yang meliputi ; sumber daya manusia, sarana dan prasarana, anggaran, maupun sistem kearsipan itu sendiri.

Arsip sebagai rekaman kegiatan organisasi maka organisasi yang bersangkutan yang berkepentingan terhadap arsip itu sendiri karena pencipta sendirilah yang akan menggunakannya. Pencipta arsip yang mengetahui untuk apa dan sampai kapan arsip digunakan. Sehingga juga penciptalah yang mengetahui hubungan dan keterkaitan antara arsip yang satu dengan lainnya. Dengan demikian pencipta sendiri yang mengetahui bagaimana arsip harus dikendalikan dan disimpan sehingga mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

Oleh karena itu undang-undang kearsipan mengamanatkan kepada setiap pencipta (Organisasi Perangkat Daerah) untuk mengelola arsip yang dimilikinya selama masih dinamis yaitu selama arsip masih digunakan untuk kepentingan operasional organisasi.

 

Daftar Pustaka :

  • Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
  • ( Drs Sularso Mulyono ; 1984 ) : Arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan.

Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan