Penyelenggaraan Kearsipan untuk mewujudkan Good Governance melalui Perencanaan dan Penganggaran Berbasis Kinerja


Penyelenggaraan Kearsipan untuk mewujudkan Good Governance melalui Perencanaan dan Penganggaran Berbasis Kinerja

Oleh: Mochamad Nurhestitunggal[1]

          Tsunami yang melanda pesisir pantai Selat Sunda pada akhir Desember tahun 2018 yang lalu, mengingatkan kembali pentingnya arsip dalam kehidupan kita. Sesuai permintaan Kepala Daerah di daerah terdampak bencana, tim restorasi dari ANRI dengan dibantu tim Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten turun ke lokasi bencana untuk membantu penyelamatan dokumen-dokumen masyarakat. Penyelamatan dokumen-dokumen untuk menjamin perlindungan hak-hak keperdataan masyarakat, merupakan salah satu dari fungsi arsip. Lebih daripada itu, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya juga menjamin perlindungan kepentingan bangsa dan negara.

Arsip dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

          Apa yang terlintas dalam benak kita ketika mendengar kata “arsip”?. Tumpukan file, berkas, atau dokumen dalam jumlah besar, yang ketika kita ingin mencari suatu file tertentu susah ditemukan kembali?. Tentu saja bayangan tersebut tidak sepenuhnya salah. Arsip, dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Republik Indonesia, 1971), didefinisikan sebagai naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan, Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.

          Namun demikian, arsip dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Republik Indonesia, 2009), sebagai pengganti Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, tidak hanya sebatas pada naskah-naskah saja. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, cakupan arsip meliputi rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dengan demikian, cakupan arsip dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menjadi lebih luas, tidak hanya berupa hardcopy, namun juga meliputi rekaman elektronik atau digital, dalam bentuk softcopy.

          Melihat definisi yang luas tersebut, hampir dalam setiap fase kehidupan, kita selalu bersentuhan dengan arsip. Misalnya akta kelahiran, catatan kesehatan sejak balita, ijazah sekolah, kartu tanda penduduk, buku nikah, buku tabungan, foto-foto, file-file presentasi, email, dan lain sebagainya. Demikian halnya dengan perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan bahkan negara, selalu berhubungan dengan arsip. Akta pendirian perusahaan atau organisasi, naskah proklamasi, catatan-catatan peristiwa, dokumen perencanaan, dokumen perjanjian, dokumen pertanggungjawaban, dan lain-lain. Arsip merupakan bagian penting dari kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

          Begitu pentingnya arsip untuk kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, Sir Arthur George Doughty, dalam bukunya "The Canadian Archives and Its Activities" (1924) menuliskan: “Of all national assets, archives are the most precious; they are the gift of one generation to another and the extent of our care of them marks the extent of our civilization.”Beliau menyatakan, bahwa dari semua aset nasional, arsip adalah yang paling berharga; arsip adalah hadiah dari satu generasi ke generasi lain dan tingkat peradaban suatu bangsa ditentukan dari tingkat kepeduliannya terhadap arsip. Dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, arsip tidak hanya memberikan informasi tentang masa kini, namun juga menyajikan rekaman aktivitas pada masa lalu, dan menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai referensi untuk perencanaan di masa mendatang.

          Melihat dimensi arsip yang lintas waktu, terdapat penerimaan umum terhadap pandangan-pandangan yang diungkapkan pada masa Revolusi Perancis, bahwa di samping penggunaan praktisnya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, arsip adalah sumber budaya, sebuah memori kolektif nasional. Adalah merupakan kewajiban mendasar dari suatu komunitas atau masyarakat untuk melestarikan catatan masa lalunya dan membuatnya tersedia untuk umum sebagai warisan budaya. Dalam perjalanannya, sebagai produk dari pengalaman Amerika selama dan setelah Perang Dunia II, berkembanglah konsep manajemen arsip yang diterima secara luas di Amerika Utara dan secara bertahap diakui negara-nega di Eropa. Penyelenggaraan kearsipan, menurut Smith (1972), diyakini dapat meningkatkan efektivitas departemen dan lembaga pemerintah secara umum, terutama departemen dan lembaga yang memiliki tanggung jawab utama untuk pembangunan ekonomi.

Penyelenggaraan Kearsipan dan Good Governance

          Seiring dengan pergeseran konsep “government” menjadi “governance”, penyelenggaraan kearsipan menjadi semakin penting. Konsep "governance" secara umum diartikan sebagai: proses pengambilan keputusan dan proses di mana suatu keputusan diterapkan (atau tidak diimplementasikan). Sejak awal 1980-an, konsep ‘governance’ dan ‘good governance' telah digunakan secara luas dalam diskusi pembangunan, terutama pada agenda penelitian dan kegiatan lain yang didanai oleh bank umum dan swasta serta donor bilateral. Good governance atau tata kelola pemerintahan yang baik, menurut Sekretaris Jenderal PBB pada waktu itu, Kofi Annan, dalam ‘Annual report of the Secretary-General on the Work of the Organization’ A/53/1, tanggal 27 August 1998 (United Nations, 1998), adalah memastikan penghormatan terhadap hak asasi manusia dan supremasi hukum; memperkuat demokrasi; mempromosikan transparansi dan kapasitas dalam administrasi publik. Dengan demikian, tata pemerintahan yang baik memerlukan perbaikan di lembaga pemerintah dan manajemen pembangunan. Marten Bøås (1998), secara spesifik berargumen: "Negara dan masyarakat sipil dibentuk melalui interaksi yang berulang, dan tata kelola yang dihasilkan, buruk atau baik, adalah hasil dari proses ini". Untuk memperbaiki tata kelola pemerintahan, perlu perbaikan manajemen pembangunan, salah satunya manajemen arsip.

          Secara umum, tata kelola pemerintahan yang baik memiliki 8 karakteristik, yaitu partisipatif, berorientasi pada konsensus, akuntabel, transparan, responsif, efektif dan efisien, adil dan inklusif serta mengikuti aturan hukum. Penyelenggaraan kearsipan mendukung tata kelola pemerintahan yang baik dengan terwujudnya 8 karakteristik tersebut, terutama pada asas akuntabilitas, transparansi, efektivitas dan efisiensi, serta keadilan dan inklusifitas. Sekretaris Jenderal International Council on Archives (ICA), David A Leitch, dalam sambutannya pada sebuah simposium yang diselenggarakan oleh the National Archives of Japan (NAJ) di Hitotsubashi Hall di Chiyoda-ku, Tokyo (2016), untuk merayakan Kongres ICA ke-18 di Seoul, menggarisbawahi reposisi arsip sebagai hal yang penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, transparansi administrasi dan akuntabilitas demokratis. Penyelenggaraan kearsipan juga membantu menyediakan akses terhadap informasi, melindungi hak-hak warga negara, serta melestarikan memori kolektif.

          Tata pemerintahan yang baik membutuhkan penyelenggaraan kearsipan yang baik. Penciptaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip yang andal diperlukan untuk mendukung akuntabilitas dan transparansi pemerintah, membantu pengambilan keputusan berdasarkan bukti (evidence-based policymaking), dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemerintah. Penyelenggaraan kearsipan yang baik juga penting untuk memastikan keberhasilan keterbukaan informasi publik, yang bergantung pada akses yang efisien dan andal ke arsip pemerintah. Secara lebih rinci, Anastasia Dikopoulou dan Athanassios Mihiotis, dalam The Contribution of Records Management to Good Governance (2012), menyimpulkan dukungan penyelenggaraan kearsipan terhadap good governance, apabila direncanakan dan diimplementasikan dengan benar, sebagai berikut:

  1. Membantu pengambilan keputusan yang tepat. Manajemen yang efektif dan akses yang tepat ke informasi dan catatan yang akurat dan lengkap dari suatu organisasi memungkinkan dan mendukung proses yang tepat dan menunjukkan proses dan kegiatan telah dilakukan, dieksekusi, ditinjau, dibatalkan, dan sebagainya.
  2. Mewujudkan transparansi. Arsip yang dipegang oleh suatu badan memungkinkan orang dan badan yang memiliki hak atau kewajiban untuk mengetahui apa yang telah dilakukan, kapan dan bagaimana telah dilakukan, mendapatkan akses dan informasi tentang hal itu.
  3. Mewujudkan akuntabilitas. Penyelenggaraan kearsipan memungkinkan peninjauan keputusan administrasi dan transaksi dengan warga negara dan entitas bisnis, audit internal atau audit eksternal, pemantauan oleh Lembaga legislatif, yang semuanya dimungkinkan oleh arsip yang dapat dipercaya. Demikian halnya dengan litigasi, yang proses pembuktiannya juga berdasarkan pada catatan otentik.
  4. Kepatuhan terhadap hukum dan kerangka hukum. Serangkaian hukum untuk layanan publik membutuhkan penyelenggaraan kearsipan yang baik. Di AS, Undang-Undang Sarbanes-Oxley mensyaratkan bahwa semua materi yang mungkin relevan dengan urusan keuangan organisasi, seperti e-mail dan catatan transaksi, harus disimpan selama tujuh tahun dan dengan cara yang memungkinkan dapat dihadirkan di pengadilan.
  5. Keamanan informasi pribadi dan perusahaan. Kebijakan dan sistem yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan harus menjamin perlindungan informasi/data yang berada di bawah tanggung jawab manajemen organisasi. Kekayaan intelektual organisasi semakin dianggap sebagai aset bernilai tinggi. Oleh karenanya, pengungkapan informasi pribadi atau perusahaan yang salah dapat menyebabkan pelanggaran terhadap hak asasi manusia, hilangnya hak milik atau hak atas kekayaan intelektual, serta kegagalan kontrak, atau kegagalan perjanjian hukum.

Dengan demikian, administrasi publik perlu meningkatkan manajemen arsip untuk mewujudkan tata kelola yang baik dalam organisasi publik. Penyelenggaraan kearsipan yang baik mendukung terwujudnya good governance melalui perbaikan administrasi pemerintahan. Smith (1972), mengutip Buku Pedoman Perserikatan Bangsa-Bangsa Tahun 1961, menyimpulkan bahwa "perbaikan administrasi adalah sine qua non dalam implementasi program pembangunan nasional”. Kunci untuk perbaikan administrasi adalah penyelenggaraan kearsipan yang baik, yang berupa penanganan informasi yang efektif.

          Dalam rangka perbaikan administrasi dan mewujudkan good governance, beberapa transformasi mendasar yang terjadi di Indonesia pasca krisis ekonomi dan krisis politik 1997/98 adalah: kerangka hukum baru untuk perencanaan dan penganggaran, penganggaran terpadu yang lebih komprehensif, serta desentralisasi fiskal dan pemberdayaan pemerintah daerah. Serangkaian peraturan perundangan yang diterbitkan untuk mendukung transformasi tersebut , di antaranya:

  • Undang-Undang Keuangan Negara, Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003
  • Undang-Undang Perbendaharaan Negara, Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004
  • Undang-Undang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004
  • Undang-Undang Pemerintahan Daerah, Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 untuk menggantikan Undang-Undang sebelumnya yang ditetapkan pada Tahun 1999
  • Undang-Undang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah, Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 yang menggantikan Undang-Undang sebelumnya.

          Selain paket Undang-Undang Keuangan Negara, Perencanaan Pembangunan dan Pemerintahan Daerah tersebut, secara eksplisit dalam klausul pertimbangan, perubahan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan juga dimaksudkan untuk mewujudkan penyelenggaraan negara dan pemerintahan yang baik dan bersih, serta dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan publik. Untuk menunjukkan bagaimana penyelenggaraan kearsipan yang baik dapat membantu mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, berikut ini dibahas perlunya arsip dalam perencanaan pembangunan daerah dan dalam penganggaran berbasis kinerja.

Arsip dalam Perencanaan Pembangunan Daerah

          Pembangunan daerah sebagai bagian integral dari pembangunan nasional, yang merupakan perwujudan dari pelaksanaan urusan pemerintahan yang telah diserahkan ke daerah, ditujukan untuk peningkatan dan pemerataan pendapatan masyarakat, kesempatan kerja, lapangan berusaha, meningkatkan akses dan kualitas pelayanan publik dan daya saing daerah. Untuk pembangunan daerah yang berkualitas dalam mencapai tujuan tersebut, diperlukan perencanaan pembangunan yang berkualitas. Perencanaan pembangunan yang berkualitas tergantung pada penyelenggaraan kearsipan yang baik. Mengapa demikian? Karena perencanaan pembangunan yang berkualitas memerlukan data yang berkualitas.

          Perencanaan pembangunan disusun berdasarkan data dan informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini dituangkan secara spesifik pada Pasal 31 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Republik Indonesia, 2004). Dalam penjelasannya, yang dimaksud dengan “data” adalah keterangan objektif tentang suatu fakta baik dalam bentuk kuantitatif, kualitatif, maupun gambar visual (images) yang diperoleh baik melalui observasi langsung maupun dari yang sudah terkumpul dalam bentuk cetakan atau perangkat penyimpan lainnya. Sedangkan “informasi” adalah data yang sudah terolah yang digunakan untuk mendapatkan interpretasi tentang suatu fakta. Merujuk pada definisi tersebut, data dan informasi yang dimaksud pada Undang-Undang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional sangat dekat dengan pengertian arsip dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Republik Indonesia, 2012). Oleh karenanya, data dan informasi yang akurat memerlukan arsip yang autentik dan terpercaya.

          Bahwa perencanaan pembangunan daerah harus berbasis data dan informasi juga ditegaskan dalam Undang-Undang Pemerintahan Daerah (Republik Indonesia, 2014), dan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tata Cara Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (Kementerian Dalam Negeri, 2014). Dalam kedua peraturan tersebut, data dan informasi yang digunakan dalam perencanaan pembangunan daerah dikelola dalam Sistem Informasi Pembangunan Daerah, yaitu suatu sistem yang mendokumentasikan, mengadministrasikan, serta mengolah data pembangunan Daerah. Proses pengelolaan data tersebut sangat dekat dengan pengertian pengelolaan arsip dinamis, yaitu proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Dengan demikian, perencanaan pembangunan yang berbasis data dan informasi memerlukan pengelolaan arsip yang baik.

          Dalam perencanaan pembangunan daerah, data dan informasi melandasi setiap tahapan perencanaan, baik rencana jangka panjang, menengah, maupun perencanaan tahunan. Persiapan penyusunan RPJPD, persiapan penyusunan RPJMD, persiapan penyusunan RKPD, persiapan penyusunan Renstra, serta persiapan penyusunan Renja Perangkat Daerah, memerlukan tahapan pengumpulan data dan informasi. Data dan informasi yang mencakup kondisi geografis, demografi, potensi sumber daya, ekonomi dan keuangan, aspek kesejahteraan masyarakat, aspek pelayanan umum, aspek daya saing, serta data dan informasi lainnya, dapat membantu dalam tahapan perencanaan misalnya dalam melakukan analisis terhadap permasalahan dan menentukan jenis intervensi pembangunan yang sesuai, menetapkan indikator kinerja, alokasi sumber daya, menetapkan lokasi intervensi, serta menentukan penerima manfaat. Data dan informasi tersebut akan tersedia dengan baik bila apabila penyelenggaraan kearsipan berlangsung dengan baik.

          Dalam siklus pembangunan daerah, data dan informasi tidak hanya diperlukan pada tahap penyusunan rencana, namun juga pada tahapan penetapan rencana, pengendalian pelaksanaan rencana, serta evaluasi pelaksanaan rencana. Pada tahapan pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan, data dan informasi yang aktual memungkinkan mekanisme koreksi dan penyesuaian selama pelaksanaan rencana untuk menjamin tercapainya tujuan dan sasaran pembangunan yang ditetapkan. Pada tahapan evaluasi pelaksanaan rencana, data dan informasi secara sistematis dikumpulkan dan dianalisis untuk menilai pencapaian sasaran, tujuan dan kinerja pembangunan. Evaluasi dilaksanakan berdasarkan indikator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam dokumen rencana pembangunan. Indikator dan sasaran kinerja mencakup masukan (input), keluaran (output), hasil (outcome), manfaat (benefit) dan dampak (impact). Peran data dan informasi dalam menilai hasil realisasi kinerja pada tahap pengendalian dan evaluasi pembangunan daerah menunjukkan pentingnya arsip dalam penganggaran berbasis kinerja.

Arsip dalam Penganggaran Berbasis Kinerja

          Reformasi di bidang perencanaaan dan penganggaran menentukan bahwa rencana kerja dan anggaran disusun menggunakan tiga pendekatan, yaitu: anggaran terpadu (unified budget); kerangka pengeluaran jangka menengah (medium-term expenditure framework); dan penganggaran berbasis kinerja (performance-based budgeting)(Republik Indonesia, 2003). Penganggaran berbasis kinerja secara umum didefinisikan sebagai mekanisme pendanaan sektor publik yang menggunakan informasi kinerja formal untuk menghubungkan pendanaan dengan hasil (output dan / atau outcomes), dengan tujuan meningkatkan kinerja (Allen, Hemming, & Potter, 2013). Dengan menunjukkan keterkaitan antara pendanaan dengan kinerja yang akan dicapai, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pelaksanaan kegiatan, dan memberikan fleksibilitas dan akuntabilitas unit kerja dalam melaksanakan tugas dan pengelolaan anggaran.

          Penyusunan anggaran berbasis kinerja memerlukan tiga komponen (Departemen Keuangan Republik Indonesia & Bappenas, 2009). Komponen pertama adalah Indikator Kinerja, yang merupakan alat ukur untuk menilai keberhasilan suatu program atau kegiatan. Komponen kedua adalah Standar biaya, yang merupakan alat bantu untuk penyusunan anggaran. Standar biaya menggambarkan kebutuhan anggaran yang paling efisien untuk menghasilkan keluaran yang direncanakan. Komponen ketiga, evaluasi kinerja, merupakan proses penilaian dan pengungkapan masalah implementasi kebijakan untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja, baik dari sisi efisiensi dan efektivitas dari suatu program/kegiatan. Dari sisi efektivitas, evaluasi kinerja dapat dilakukan dengan cara membandingkan hasil terhadap target kinerja. Sedangkan dari sisi efisiensi, evaluasi kinerja dapat dilakukan dengan cara membandingkan realisasi terhadap rencana pemanfaatan sumber daya. Hasil evaluasi kinerja menjadi umpan balik bagi suatu organisasi untuk memperbaiki kinerjanya.

          Penganggaran berbasis kinerja menekankan pada informasi kinerja atas pelaksanaan suatu program/kegiatan pada suatu perangkat daerah serta dampak/hasilnya bagi masyarakat luas (Departemen Keuangan Republik Indonesia & Bappenas, 2009). Informasi kinerja yang dicantumkan tidak hanya keluaran dan hasil pada tingkatan program/kegiatan tetapi juga menjelaskan hubungan erat antar tingkatan tersebut. Keterkaitan tersebut terlihat sejak dari perumusan dokumen perencanaan strategis, yang selanjutnya diterjemahkan dalam program dan kegiatan, beserta alokasi anggarannya. Informasi kinerja juga menggambarkan tingkatan di bawah program, yang merupakan penjelasan lebih rinci dari program, dengan memuat informasi mengenai: nama kegiatan, bagian atau tahapan kegiatan yang dilaksanakan, alokasi anggaran untuk masing‐masing tahapan, serta rincian item biayanya.

           Pada penerapannya, penganggaran berbasis kinerja yang menekankan pada informasi kinerja, meliputi beberapa tahapan, yaitu: penetapan sasaran strategis perangkat daerah; penetapan outcomes, program, output, dan kegiatan, penetapan indikator kinerja utama program dan indikator kinerja kegiatan; penetapan standar biaya; penghitungan kebutuhan anggaran; pelaksanaan kegiatan dan pembelanjaan; pertanggungjawaban; serta pengukuran dan evaluasi kinerja. Pada setiap tahapan tersebut, diperlukan arsip, yang berupa dokumen sumber untuk melakukan verifikasi. Penyediaan dokumen sumber merupakan langkah yang diperlukan dalam penyusunan informasi kinerja beserta rincian alokasi anggaran kegiatan yang mengarah pada pencapaian kinerja yang diharapkan.

          Dokumen sumber yang diperlukan pada penyusunan penganggaran berbasis kinerja, antara lain berupa dokumen perencanaan sebagai acuan pengalokasian anggaran pada tingkatan program/kegiatan/subkegiatan: dokumen strategis daerah dan perangkat daerah, dokumen RKP yang berisi prioritas nasional; dokumen LAKIP yang berisikan capaian kinerja kegiatan/subkegiatan pada rencana kerja tahun sebelumnya sebagai pertimbangan dalam merencanakan kegiatan/subkegiatan: apakah kegiatan/subkegiatan tersebut telah selesai atau akan dilanjutkan pada tahun yang direncanakan, dan berapa jumlah biaya yang diserap oleh kegiatan/subkegiatan; dokumen teknis mengenai tugas pokok dan fungsi unit kerja sebagai acuan: apakah kegiatan/subkegiatan yang akan dilaksanakan telah sesuai dengan tugas‐fungsi masing‐masing unit kerja, serta dokumen lain yang relevan (Departemen Keuangan Republik Indonesia & Bappenas, 2009). Penerapan penganggaran berbasis kinerja memerlukan penyelenggaraan kearsipan yang baik, yang akan menyediakan dokumen-dokumen sumber pada setiap tahapan penyusunannya.

          Selain untuk menyediakan dokumen sumber yang digunakan pada setiap tahapan penyusunan anggaran berbasis kinerja, penyelenggaraan kearsipan yang baik terutama diperlukan pada pengukuran dan evaluasi kinerja. Penganggaran berbasis kinerja menekankan pada keluaran/hasil sehubungan dengan penggunaan anggaran dengan kuantitas dan kualitas terukur dari pelaksanaan suatu kegiatan/program pada suatu perangkat daerah serta dampak/hasilnya bagi masyarakat luas. Berkaitan dengan penggunaan anggaran, kepala organisasi perangkat daerah Provinsi selaku Pengguna Anggaran menyusun Laporan Kinerja, berupa ikhtisar yang menjelaskan secara ringkas dan lengkap tentang capaian Kinerja yang disusun berdasarkan rencana kerja yang ditetapkan, lalu menyampaikannya kepada gubernur dan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Republik Indonesia, 2006). Sebagai alat ukur untuk menilai keberhasilan suatu program atau kegiatan, ditetapkan indikator-indikator dan target-target kinerja yang dituangkan dalam Perjanjian Kinerja (Presiden Republik Indonesia, 2014). Pengukuran kinerja dilakukan membandingkan realisasi kinerja dengan target kinerja, serta membandingkan realisasi kinerja program sampai dengan tahun berjalan dengan target kinerja program lima tahunan yang direncanakan dalam dokumen perencanaan strategis. Untuk pengukuran kinerja ini, sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, diperlukan pengelolaan data kinerja.

          Pengelolaan data kinerja dilakukan dengan cara mencatat, mengolah, dan melaporkan data kinerja. Berdasarkan Peraturan Presiden tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (2014), pengelolaan data kinerja mencakup penetapan data dasar (baseline data); penyediaan instrumen perolehan data, berupa pencatatan dan registrasi; penatausahaan dan penyimpanan data; serta kompilasi dan perangkuman. Proses ini sesungguhnya merupakan pengelolaan arsip dinamis dalam penyelenggaraan program/kegiatan, untuk menjamin ketersediaan data dan alat bukti yang sah sebagai bahan akuntabilitas kinerja. Dengan demikian, pelaporan kinerja sebagai tindak lanjut dari pengukuran dan evaluasi kinerja, memerlukan penyelenggaraan kearsipan yang baik.

          Selain itu, untuk menggambarkan keterkaitan kinerja pada berbagai tingkatan, yang dihubungkan dengan alokasi/pagu anggaran, penerapan penganggaran berbasis kinerja menggunakan pendekatan kerangka logis (logical framework approach). Pendekatan kerangka logis, menurut Coleman (1987), memberikan struktur yang memungkinkan perencana dan evaluator kegiatan untuk menentukan komponen kegiatan dan mengidentifikasi hubungan logis antara serangkaian sarana dan serangkaian tujuan: input, output, purpose (outcome), goal (impact), hierarki dalam tujuan kegiatan, hubungan sebab akibat dalam hierarki, asumsi penting dan gagasan hipotesis. Dengan pendekatan kerangka logis, dimungkinkan pengukuran sumber daya dan hasil kinerja kegiatan, melalui identifikasi terhadap indikator dan target kinerja. Dalam kerangka logis, alat verifikasi (Means of Verification) memegang peranan penting karena memastikan bahwa indikator kinerja yang ditetapkan dapat diukur secara efektif. Alat verifikasi memiliki dua peran: pertama, mengkonfirmasi bahwa indikator yang dipilih untuk mengukur kinerja sudah realistis, yaitu dapat diverifikasi, dan kedua, memfasilitasi evaluasi kegiatan dengan menetapkan terlebih dahulu bagaimana kriteria keberhasilan akan diverifikasi. Alat verifikasi ini adalah data dan informasi yang ketersediaan, kualitas dan validitasnya tergantung pada penyelenggaraan kearsipan. Ketersediaan, kualitas dan validitas data dan informasi tersebut, menurut Behn (2003) akan menentukan gambaran yang akurat tentang kinerja suatu program/kegiatan, dan oleh karenanya, Heinrich (2002) menyarankan perbaikan catatan administrasi pemerintah, agar dapat menghasilkan data dan informasi yang cukup untuk memandu administrator program/kegiatan dalam mengambil keputusan secara efektif.

Penutup

          Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik merupakan salah satu tujuan pembangunan jangka Panjang Pemerintah Provinsi Banten. Dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Provinsi Banten Tahun 2005-2025 (Pemerintah Provinsi Banten, 2010), mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik, bersih, dan berwibawa, merupakan misi ke-empat, dengan sembilan sasaran. Sasaran ke-dua, meningkatnya kualitas data, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi pembangunan daerah, fokus kebijakannya di antaranya adalah pemutakhiran data dan informasi pembangunan daerah, serta peningkatan kualitas perencanaan, pengendalian, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah. Sasaran ke-empat, salah satunya adalah meningkatnya efektivitas alokasi belanja daerah, dengan fokus kebijakan, di antaranya, peningkatan kapasitas belanja daerah berorientasi pada kebutuhan masyarakat dan pelayanan publik. Penyelenggaraan tata pemerintahan yang baik dan bersih juga menjadi prioritas pada setiap tahapan RPJMD. Pada tahapan RPJMD ke-empat dalam RPJPD Provinsi Banten tersebut, yaitu RPJMD Provinsi Banten Tahun 2017-2022 (Pemerintah Provinsi Banten, 2017), menciptakan tata kelola pemerintahan yang baik merupakan misi pertama. Salah satu sasarannya adalah perencanaan dan penganggaran pembangunan daerah yang berkualitas. Strategi yang ditempuh, di antaranya, adalah dengan meningkatkan kualitas perencanaan dan penganggaran pembangunan daerah, serta meningkatkan kualitas data dan informasi pembangunan daerah. Untuk mewujudkan misi penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang baik dalam RPJPD dan RPJMD tersebut, salah satu strategi yang dapat ditempuh adalah dengan memperbaiki penyelenggaraan kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan yang baik akan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya untuk kepentingan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

          Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, selain untuk menjamin hak-hak keperdataan rakyat, yang menjadi urgent misalnya pasca bencana, juga untuk mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih serta peningkatan kualitas pelayanan publik, melalui evidence-based policymaking dalam perencanaan pembangunan dan penganggaran berbasis kinerja dalam kerangka penyelenggaraan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Penyelenggaraan kearsipan yang baik dapat menjamin ketersediaan data dan informasi serta alat verifikasi yang diperlukan dalam perencanaan dan penganggaran berbasis kinerja dengan dukungan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. Melalui penyelenggaraan kearsipan yang baik, maka ketika mendengar kata “arsip”, bayangan kita adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dapat kita temukan kembali dengan mudah pada saat kita butuhkan.

Daftar Pustaka

Allen, R., Hemming, R., & Potter, B. (2013). The International Handbook of Public Financial Management: Springer.

Behn, R. D. (2003). Why Measure Performance? Different Purposes Require Different Measures. Public Administration Review, 63(5), 586-606.

Bøås, M. (1998). Governance as Multilateral Development Bank Policy: The Cases of the African Development Bank and the Asian Development Bank. The European Journal of Development Research, 10(2), 117-134.

Coleman, G. (1987). Logical Framework Approach to The Monitoring and Evaluation of Agricultural and Rural Development Projects. Project Appraisal, 2(4), 251-259. doi:10.1080/02688867.1987.9726638

Departemen Keuangan Republik Indonesia, & Bappenas. (2009). Pedoman Penerapan Penganggaran Berbasis Kinerja. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia.

Dikopoulou, A., & Mihiotis, A. (2012). The Contribution of Records Management to Good Governance. The TQM Journal, 24(2), 123-141. doi:doi:10.1108/17542731211215071

Doughty, Sir Arthur George. (1924). The Canadian Archives and Its Activities Ottawa: F.A. Acland, Printer to the King's Most Excellent Majesty.

Heinrich, C. J. (2002). Outcomes–Based Performance Management in the Public Sector: Implications for Government Accountability and Effectiveness. Public Administration Review, 62(6), 712-725. doi:doi:10.1111/1540-6210.00253

Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tata Cara Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah,  (2014).

Leitch, D. (2016). The Role of the International Council on Archives In the Information Age. Paper presented at the Symposium to Celebrate the 18th ICA Congress in Seoul, Chiyoda-ku, Tokyo. https://www.ica.org/sites/default/files/ica20160911_02_the_role_of_the_international_council_on_archives_by_mr_david_leitch.pdf

Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 1 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Provinsi Banten Tahun 2005-2025,  (2010).

Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 7 Tahun 2017 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Provinsi Banten Tahun 2017-2022,  (2017).

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah,  (2014).

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan,  (1971).

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara,  (2003).

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional,  (2004).

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah,  (2006).

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,  (2009).

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (2012).

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah,  (2014).

Smith, W. (1972). Archives in Developing Countries: A Contribution to National Development. The American Archivist, 35(2), 155-161.

United Nations, Secretary-General. (1998). Annual Report of the Secretary-General on the Work of the Organization. New York: UN.

 

 

[1] Perencana Muda pada Bappeda Provinsi Banten

 


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan