PROBLEMATIKA KEARSIPAN


PROBLEMATIKA KEARSIPAN

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut:

  1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi.
  2. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
  3. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
  4. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurang pengarahan kepada petugas kearsipan.

Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :

  1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.
  2. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

Menurut Moekijat ditemukan beberapa masalah atau kendala yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan antara lain yaitu :

  1. Dipergunakannya sistem golongan (klasifikasi) yang salah.
  2. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.
  3. Pegawai – pegawai yang tidak terlatih.
  4. Tidak ada prosedur – prosedur kearsipan tertentu.
  5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan menghapuskan arsip – arsip.
  6. Ruang dan perlengkapan yang tidak sesuai.
  7. Kurang adanya pengawasan terhadap arsip – arsip yang dipinjam atau pengembaliannya.

Menurut E. Martono, kendala dalam pengelolaan arsip pada umumnya dihadapi setiap lembaga atau instansi antara lain :

  1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
  2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai berpendidikan sekolah dasar. Unit kearsipan juga menjadi tempat buangan bagi pegawai-pegawai yang dipindahkan dari unit lainnya, serta di samping itu masih ada anggapan, bahwa siapapun dapat mengerjakan kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam bidang kearsipan.
  3. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
  4. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
  5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.
  6. Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud.
  7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil.
  8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk dan tidak dapat tertampung lagi.
  9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya).

Setelah mengetahui beberapa permasalahan berkaitan dengan kearsipan, tentu harus dapat mengetahui bagaimana cara memecahkan masalah kearsipan tersebut, yaitu dengan memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.
  2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat.
  3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.
  4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman
  5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
  6. Petugas arsip harus memenuhi syarat.
  7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
  8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.

 

 

Daftar Pustaka

  1. Sumber dari : Buku “Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern ”

            Prof. DR. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU.

  1. Diambil dari “Modul Administrasi Perkantoran 4, 2008”.

Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan