Jenis-Jenis Dokumen / Arsip


Jenis-Jenis Dokumen / Arsip

Berdasarkan kamus umum bahasa Indonesia, dokumen atau arsip adalah suatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.

Ensiklopedi Administrasi menyatakan dokumen atau arsip adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

Berikut ini akan dijelaskan berbagai jenis dokumen atau arsip ditinjau dari berbagai segi, diantaranya dokumen ditinjau dari pemakainya, dokumen ditinjau dari nilai kegunaannya, dokumen ditinjau berdasarkan sumbernya, dokumen atau arsip ditinjau berdasarkan fungsinya, ditinjau dari penelitian, ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya.

Dokumen atau Arsip Ditinjau dari Pemakaiannya

Berdasarkan segi pemakaiannya, dokumen atau arsip dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu:

  1. Dokumen atau arsip pribadi, dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.
  2. Dokumen atau arsip niaga, adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, faktur.
  3. Dokumen atau arsip sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, batu tulis.
  4. Dokumen atau arsip pemerintah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja sama antar negara.

Dokumen atau Arsip Ditinjau dari Nilai Kegunaannya

Ditinjau dari nilai kegunaanya, dokumen atau arsip dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

  1. Nilai Penerangan, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
  2. Nilai perdagangan, merupakan surat-surat berharga yang dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.
  3. Nilai yuridis, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian secara hukum dimuka pengadilan.
  4. Nilai historis, adalah surat-surat berharga yang dapat dijadikan alat pembuktian peristiwa penting peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu.

Dokumen atau Arsip Ditinjau dari Sumbernya

Berdasarkan sumbernya dokumen atau arsip dibedakan menjadi lima yaitu,

  1. Dokumen atau arsip yang bersumber dari pemerintah, misalnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan pemerintah.
  2. Dokumen atau arsip yang bersumber dari swasta yang memiliki kekuatan hukum,  misalnya akta notaris, visum dokter.
  3. Dokumen atau arsip yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, misalnya surat perjanjian, surat kontrak.
  4. Aktivasi lembaga persurat kabaran dan penerbitan, misalnya kliping, kaleidoskop.
  5. Perseorangan, misalnya koleksi keramik Adam Malik.

Dokumen atau Arsip ditinjau dari fungsinya

Ditinjau dari fungsinya, dokumen atau arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

  1. Dokumen atau arsip dinamis, adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat dibedakan atas: Dokumen atau Arsip Aktif, Dokumen atau Arsip Semi Aktif, Dokumen atau Arsip In Aktif.
  2. Dokumen atau arsip statis, adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

Dokumen atau Arsip ditinjau dari penelitian

Ditinjau dari fungsinya, dokumen atau arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

  1. Dokumen atau arsip primer, adalah dokumen yang berisi informasi penelitan langsung dari sumbernya. Contoh: Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja.
  2. Dokumen atau arsip sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literartur primer. Contoh: Bibliografi.
  3. Dokumen atau arsip tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan liteartur, dan bibliografi.

Dokumen atau Arsip ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya

Ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen atau arsip dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

  1. Dokumen atau arsip literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku-buku, majalah, koran, pita kaset, film, laporan, disertasi, tesis, brosur, leaflet, monografi. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. 
  2. Dokumen atau arsip korporal, merupakan dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno. Contohnya: keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, fosil-fosil, tugu, batu bersurat, candi, film dokumenter. Dokumen korporal disimpan dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
  3. Dokumen atau arsip privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam ilmu kearsipan. Contohnya adalah: dokumentasi sejarah seperti: UUD 45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda. Dokumen niaga, Dokumen pribadi.

 

DAFTAR PUSTAKA

Undang - Undang RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan