Kearsipan dan Perpustakaan


Kearsipan dan Perpustakaan

Dalam mitologi Romawi, dewa Yanus digambarkan sebagai dewa yang memiliki 2 muka, depan dan belakang, sehingga bisa melihat masa lalu dan masa depan. Simbol dewa Yanus digunakan dalam dunia kearsipan untuk menggambarkan peran kearsipan karena merekalah yang memiliki dokumentasi terlengkap mulai suatu organisasi didirikan (masa lalu) sampai data terbaru untuk menunjang penentuan arah kebijakan organisasi (masa depan).

Dunia kearsipan sedikit banyak memiliki kesamaan dengan dunia perpustakaan. Mulai sistem katalogisasinya, pengendalian serta perawatan dokumennya, bahkan mungkin nasib profesinya. Baik pekerjaan arsiparis maupun pustakawan sering kali dianggap sebelah mata, padahal dalam prakteknya profesi ini bisa memegang peranan vital dalam suatu organisasi.

Satu hal yang membedakan antara kearsipan dan perpustakaan adalah tujuan pengelolaan dokumennya. Kalau perpustakaan bertujuan untuk menyebarluaskan informasi yang dimiliki seluas-luasnya, sedangkan kearsipan untuk membatasi data apa, dan oleh siapa suatu arsip bisa diakses. Mengingat merekalah yang punya hak akses tertinggi atau dalam istilah di dunia IT disebut “root”, maka keberadaan arsiparis tidak bisa dipandang sebelah mata. Sebagaimana seorang super admin yang begitu berkuasa terhadap berjalannya sistem, arsiparis pun “sebenarnya” begitu menentukan dalam berjalannya suatu organisasi.

Ibaratnya begini, dalam setiap hal yang dilakukan manusia, mereka selalu menggunakan memori otaknya. Manusia bisa berjalan, berbicara, sampai menghitung dengan rumus matematika karena telah ada data/arsip yang tersimpan dalam memori otaknya.

Begitupun organisasi. Mereka bisa bergerak, membuat keputusan dan mengambil tindakan karena ada data yang tersedia. Dan data itu yang mengelola adalah unit kearsipan. Jika data tersebut tidak dikelola dengan baik, semrawut dan susah ditemukan, maka secara langsung akan berpengaruh terhadap kinerja organisasi. Tanpa kelengkapan dan kevalidan data, suatu organisasi bisa salah mengambil keputusan. Pun jika data yang disediakan bisa lengkap dan valid, tapi dalam proses pencariannya memakan waktu yang lama, suatu organisasi bisa kehilangan peluang yang saat itu ada. Mirip dengan orang yang mengikuti kuiz, meskipun sama-sama tahu jawaban yang benar tapi kalau lambat loading otaknya, maka pasti dia akan tersingkir.


Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan