Pengertian Arsip, Tujuan, Peran Dan Fungsi Serta Jenis-jenis Arsip


Pengertian Arsip, Tujuan, Peranan dan Fungsi serta Jenis-Jenis Arsip

 

Pengertian

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Tujuan

Adapun tujuan kearsipan yaitu:

  • Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
  • Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat
  • Menghemat waktu dan tenaga
  • Menghemat tempat penyimpanan
  • Menjaga rahasia arsip
  • Menjaga kelestarian arsip
  • Menyelamatkan pertannggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

Peran dan Fungsi Arsip
Peranan arsip yaitu:

  • Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah naskah tertentu.
  • Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.
  • Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi

Adapun fungsi arsip yaitu:

  • Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru.
  • Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya.
  • Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
  • Sebagai alat bukti tertulis suatu hal
  • Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah.

Fungsi arsip yaitu:

  • Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
  • Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok ataupun dalam penyelenggaraan kegiatan tatausahaan dan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Jenis-Jenis Arsip

Terdapat pembagian jenis arsip diantaranya seperti:

Arsip Menurut Subjek atau Isinya

  • Arsip kepegawaian, contohnya seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
  • Arsip Keuangan, contohnya seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah bayar
  • Arsip Pemasaran, contohnya seperti surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
  • Daftar pendidikan, contohnya seperti kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya

  • Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian lembaga / perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
  • Pita rekaman
  • Mikrofilm
  • Disket
  • Compact disk
  • Flash disk

Arsip Menurut Nilai Gunanya

  • Arsip bernilai informasi, contohnya seperti pengumuman, pemberitahuan dan undangan
  • Arsip bernilai administrasi, contohnya seperti ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai.
  • Arsip bernilai hukum, contohnya seperti akta pendirian lembaga / perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
  • Arsip bernilai sejarah, contohnya seperti laporan tahunan, notulen rapat dan gambar foto dan peristiwa
  • Arsip bernilai ilmiah, contohnya seperti hasil penelitian
  • Arsip bernilai keuangan, contohnya seperti kuitansi, nota penjualan, dan laporan keuangan
  • Arsip bernilai pendidikan, contohnya seperti karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

  • Arsip tak berguna, contohnya seperti surat undangan dan memo
  • Arsip berguna, contohnya seperti presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
  • Arsip penting, contohnya seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
  • Arsip vital, contohnya seperti akta pendirian lembaga / perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijasah

Arsip Menurut Fungsinya

  • Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
  • Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya

  • Arsip Pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
  • Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit organisasi.

Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

  • Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan dan legalisasi asli atau dokumen utama.
  • Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
  • Arsip Salinan, yaitu dokumen yang yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

  • Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
  • Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

Twitter


Facebook


Tentang Kami


Statistik Kunjungan